Datenschutzbestimmungen
von General Logistics Systems Belgium SA - Niederlassung Luxemburg
I. General
1. Identity and contact details of the organization and the Data Protection Manager
General Logistics Systems Belgium NV
GLS Belgium Distribution NV
Humaniteitslaan 233
1620 Drogenbos, Belgium
General Logistics Systems Belgium NV – Branch of Luxembourg
24, Zae op Zaemer
4959 Bascharage, Luxembourg
info@gls-belgium.com
Hereinafter "GLS Belgium"
You can contact the Data Protection Manager via the e-mail address
dataprotection@gls-belgium.com or by letter at the above address. If you are contacting us via non-encrypted e-mail, please note that confidentiality of the information transmitted cannot be guaranteed. Unauthorized third parties may possibly read non-encrypted e-mails.
2. Personal data
By personal data, we mean all data that can provide information about an identifiable natural person. Some examples are name, address, telephone number and e-mail address. Information that cannot be linked to a specific or identifiable person - such as your favourite web pages or the number of users on a web page - is not considered personal data.
3. Applicable legislation and confidentiality obligation
All GLS entities located within the EU countries are subject to the guidelines of the General Data Protection Regulation (GDPR) and other relevant national data protection legislation. As a postal service provider, GLS Belgium and its employees respect the confidential nature of the shipment.
4. Protection of personal data
Through technical and organizational security measures, GLS entities do their best to protect personal data against loss or misuse. Personal data is only processed in systems that are protected by appropriate security measures. GLS will, if necessary, adapt the security and data protection measures to technological progress.
II. Details of shipment and recipient
1. Categories of data, purposes of personal data processing and legal basis
To perform parcel and freight activities and to comply with contractual obligations, in particular the delivery of parcels and pallets, the payment of services, the handling of complaints, etc., GLS Belgium requires data from the sender (address and additional contact details, payment information) and other relevant contractual data according to the services ordered by the sender as well as the data of the recipient (name, address, zip code, city, country, optional telephone number and e-mail address).
The details of the addressee that were transferred to GLS entities as well as the interface documentation (scans of the parcels / pallets at different locations) and the proof of delivery (POD) can be processed and registered by different GLS branches. GLS uses the personal data regarding the shipment and the recipient solely for the fulfilment of its contractual obligations. Any other use is not permitted.
In certain circumstances, we may process data based on consent or based on a legitimate interest (in particular with regard to the following purposes: solvency check, compliance program).
2. Responsibility
Complying with applicable data protection legislation is a duty of every GLS entity. The transfer of data from a sender to a GLS entity is not considered data processing on behalf of others.
Additional services such as "FlexDeliveryService", "ShopDeliveryService" and "GLS One" (www.gls-one.be), require the e-mail address or telephone number of the addressee to inform him / her about the status of the delivery of the parcel/pallet. GLS entities receive the telephone number and / or e-mail address via the sender who ordered these additional services. The sender is responsible for correctly obtaining this data and in particular, the approval of the addressee to transfer his e-mail address and / or telephone number to GLS.
3. Sharing of data and recipients
In general, only the sender and the recipient of a parcel / pallet are entitled to receive information about a parcel / pallet. GLS provides information about the parcel / pallet to third parties (e.g. government agencies) only based on legal regulations.
GLS entities will not sell or communicate personal data to a third party. However, there are certain circumstances where GLS may share personal data without additional notice to you. Parties that may receive your data are:
• GLS branches and contracting parties in other EU countries or outside the EU for delivering parcels / pallets from the sender to the recipient.
• Affiliated or unaffiliated third parties that provide services for or on behalf of GLS, in particular IT Service providers, through a contract. GLS Belgium has concluded appropriate data protection agreements with these parties.
• Other persons or organizations as permitted by applicable law or regulation.
• Police forces and law enforcement officers for respecting national security requirements or as part of a legal process to protect our property or because of an investigation related to a breach of GLS rules and policies, unauthorized access to or use of GLS material or any other illegal activity.
4. Retention and deletion of data
GLS Belgium processes personal data as long as this is required for the purposes for which we use it. We will determine how long we keep the data based on the following requirements:
• Operational requirements: the length of time that the information is needed to provide the services.
• Legal requirements: GLS Belgium is legally obliged to keep certain files for a certain duration.
Archived data is registered on databases that are only accessible to authorized personnel. After the statutory retention period has expired, the data will be deleted.
III. Use of the GLS website
1. Logging IP addresses
Each time a user visits a GLS web page; his or her data is stored in a log file. The following specific data is stored temporarily:
• IP address of the computer used
• Domain name
• Day and time of the consultation
• HTTP response code
• Visited pages (URL)
• Operating system, with version number
• Browser, with version number
• Screen resolution
The stored data is summarized anonymously for statistical purposes. These statistics serve to evaluate the use of the GLS website by visitors. In particular, the statistics show the order in which the pages were visited as well as the way the user browses from page to page. GLS uses this information to make further improvements to the method of use and application of the website.
2. Cookies
In order to be able to visit the GLS web pages, it may be necessary for the GLS servers or the servers of third parties (e.g. YouTube) to set cookies. These cookies are used by the technical administrator of the website. Every visitor to a webpage can set his / her browser to refuse cookies. In this case no data is written on the user's computer. The data stored in the cookies is not sent to GLS. If cookies are refused, you may not be able to use all functions of the website. For the use of cookies we refer to our Cookies policy.
3. Website Analytics (Piano)
GLS uses the website analytics tool Piano from Applied Technologies Internet SAS, 85 avenue Président JF Kennedy, 33700 Merignac, France on our websites. GLS uses Piano to analyse your use of the website in order to compile reports on the activities on our websites and improve the user-experience.
With Piano, interactions of website visitors are recorded and systematically evaluated by use of cookies and specific visitor-IDs. The data collected using Piano is anonymised or pseudonymised as soon as possible. The IP address is shortened and login and device IDs are converted into a pseudonymous key. This generally rules out the possibility of a direct personal reference. In particular, it is no longer possible to assign the data to the website visitor's computer or end device.
GLS processes the following data when using Piano:
- Visitor ID
- IP-Address
- Audience information: number of visitors, visits, page views, events, bounce rate, geolocation (country, continent, region, subregion, language).
- the referrer URL (the previously visited website), including search engines and social media sites as well as campaign parameters;
- the URL visited with the associated page title and optional information about the page content;
- Technology details: devices, browsers, operating systems.
- How you navigate and interact with our website from entry page to the end of the visit: Displayed pages, click action, navigation, downloads, scroll-behaviour;
- How you search on our website: search results displayed to you and results you click on;
- How you get in contact with us: start of filling out our contact form, progress and submission. Please note that GLS does not analyse the content of the contact form.
- If you register for an account on our website we also track if you are logged in or out.
GLS deletes this data after 25 months. The legal basis for the data processing is your consent in accordance with Art. 6 (1) a) GDPR. You can withdraw your consent at any time with effect for the future by adjusting your preferences in our consent banner.
4. MyGLS / YourGLS / GLS-ONE
GLS makes an important difference between open and closed web zones when using the GLS websites. Functions within the open zone can be used without prior registration. The closed zone is part of the implementation of an agreement between the customer and GLS and can only be visited via a login file provided by GLS.
In the open zone, the user finds functions such as an email contact form, the "Track & Trace" function and the ParcelShop search function. The data that must be entered in a request via e- mail, e.g.: name, address, zip code, municipality, etc., are necessary for us to be able to process your request. GLS will not forward, sell or otherwise provide your personal data to third parties, except when this is necessary for the performance of the services described above.
IV. Rights of those involved
1. The rights of the person concerned
You have the right to be informed and to gain access to your processed personal data (Right to information and Right to access in accordance with Article 15 of GDPR obtain rectification of incorrect personal data. (Right to rectification in accordance with Art. 16 GDPR) obtain the erasure of your personal data (Right to data erasure in accordance with Art. 17 GDPR) limit the processing (Right to limit the processing in accordance with Art. 18 GDPR) to receive your personal data transferred to us (Right to transferability of data in accordance with Art. 20 of the GDPR) for reasons related to his specific situation or to fulfil a task in the public interest, to object to the processing of personal data concerning him (Right of objection in accordance with Art. 21) on condition that the necessary legal requirements are met.
2. Withdrawal of permission
If your consent has been requested for the processing of your personal data, you have the right to withdraw this consent at any time in the future, without questioning the legality of the processing based on the consent to the withdrawal.
3. Exercise your rights
If you, as a data subject, wish to exercise your rights or to withdraw an explicit consent, please send a message to the Data Protection Manager of GLS Belgium (see contact details). Please state in this message which right you wish to exercise so that GLS Belgium can take the further necessary steps to respect your rights. Please note that we can request proof of identification to protect your information against unauthorized access.
4. Right to make a complaint
You have the right to submit a complaint to the data protection authority if you believe that your rights have been violated.
In Belgium: Data Protection Authority
Drukpersstraat 35
1000 Brussels
contact@apd-gba.be
Tel. (+32) (0)2 274 48 00
In Luxembourg: National Commission for Data Protection
15, Boulevard du Jazz
4370 Belvaux
GD Luxembourg
Tel. (+352) 26 10 60-1
V. Updates to this data protection information
GLS Belgium may, in its sole discretion, update this information by publishing a modified version on this website. This information was last updated on 1 March 2025.
II. Versand- und Empfängerdaten
1. Kategorien von Daten, Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten und Rechtsgrundlagen
Zur Durchführung der Zustellung von Paketen und Frachten und zur Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen, zu denen insbesondere die Zustellung von Paketen und Frachten, die Bezahlung von Dienstleistungen und die Verwaltung von Reklamationen gehören, muss GLS Belgium Informationen über ihre Kunden (Kontaktdaten, Informationen über die Zahlungsart) oder andere für die gewählte Dienstleistung notwendige Informationen sowie über den Empfänger (Name, Adresse, Postleitzahl, Ort, Land, Telefonnummer und E-Mail-Adresse) sammeln.
Die von GLS Belgien gesammelten Informationen über die Empfänger von Paketen und die zugehörige Dokumentation (Standort der Pakete auf jeder Stufe der Zustellung) sowie die Zustellnachweise können von den verschiedenen Tochtergesellschaften der GLS-Gruppe verarbeitet und aufgezeichnet werden. GLS Belgium verwendet die Daten zu den Paketen und den Empfängern, um seine vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen. Jede andere Verwendung ist untersagt.
In bestimmten Fällen kann GLS Belgium Daten auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines berechtigten Interesses verarbeiten (insbesondere für folgende Zwecke: Solvenzprüfungen, Compliance/Compliance-Programm).
2. Haftung
Die Einhaltung der Datenschutzgesetze ist für jede Tochtergesellschaft der GLS Gruppe eine Verpflichtung. Die Übermittlung von Daten durch einen Absender an GLS Belgien stellt in keinem Fall eine Datenverarbeitung im Auftrag der anderen Tochtergesellschaften der GLS Gruppe dar.
Andere Dienste wie "FlexDeliveryService", "ShopDeliveryService" und "GLS-ONE" (
https://www.gls-one.be ) erfordern die Erfassung der E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Empfängers, um ihn über den Fortschritt der Lieferung zu informieren. GLS Belgium erhält die Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Empfängers vom Absender, der GLS Belgium beauftragt hat. Der Absender des Pakets ist daher dafür verantwortlich, die Daten des Empfängers zu erfassen und seine Zustimmung einzuholen, damit seine Daten an GLS Belgium übermittelt werden können.
3. Gemeinsame Nutzung von Daten und Empfängern
Grundsätzlich sind nur der Absender und der Empfänger berechtigt, Informationen über das zu versendende Paket zu erhalten. GLS Belgien gibt Informationen an Dritte (z.B. Behörden) nur weiter, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
GLS Belgium wird keine persönlichen Daten verkaufen oder jemandem zur Verfügung stellen. GLS Belgium kann jedoch in bestimmten Fällen personenbezogene Daten weitergeben, ohne Sie darüber zu informieren, um den Lieferauftrag ordnungsgemäß auszuführen. Diese personenbezogenen Daten können an Empfänger gesendet werden:
- Die Tochtergesellschaften der GLS Gruppe in anderen europäischen oder anderen Ländern, deren Aufgabe es ist, das Paket vom Absender zum Empfänger zu liefern.
- Dritte, die einen Vertrag mit GLS Belgien abgeschlossen haben und als Subunternehmer tätig sind, wie insbesondere IT-Dienstleister. GLS Belgium hat geplant, den Einsatz solcher Subunternehmer auf ein Minimum zu reduzieren, und die mit ihren Subunternehmern abgeschlossenen Verträge enthalten angemessene Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.
- Dritte oder Behörden, die gesetzlich befugt sind, solche Informationen zu erhalten.
- Strafverfolgungsbehörden und öffentliche Stellen, um Sicherheitsanforderungen zu erfüllen oder im Rahmen von Gerichtsverfahren zum Schutz von GLS Belgium oder bei der Durchführung einer Untersuchung bezüglich einer Verletzung der Regeln und Richtlinien von GLS Belgium, eines unbefugten Zugriffs oder einer unbefugten Nutzung der Geräte von GLS Belgium oder einer illegalen Aktivität.
4. Aufbewahrung und Löschung von Daten
GLS Belgium verarbeitet personenbezogene Daten so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Wir bestimmen die Dauer der Aufbewahrung Ihrer Daten auf der Grundlage der folgenden Verpflichtungen:
- Betriebliche Erfordernisse: Zeitraum, in dem die Informationen notwendig sind, um die Erbringung unserer Dienstleistung zu gewährleisten.
- Gesetzliche Anforderungen: Zeitraum, in dem GLS Belgien diese Daten aufbewahren muss, um seine gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen.
III. Nutzung der GLS-Website
1. Protokollierung von IP-Adressen
Bei jedem Zugriff eines Nutzers auf eine GLS-Webseite werden seine Daten in einer Protokolldatei gespeichert. Im Einzelnen werden die folgenden Daten temporär gespeichert:
- IP-Adresse des verwendeten Computers
- Domain-Name
- Tag und Uhrzeit der Abfrage
- HTTP-Antwort-Code
- Besuchte Seiten (URL)
- Betriebssystem, mit Versionsnummer
- Browser, mit Versionsnummer
- Bildschirmauflösung
2. Cookies
Um die GLS-Webseiten besuchen zu können, kann es notwendig sein, dass die GLS-Server oder die Server von Dritten (z.B. YouTube) Cookies setzen. Diese Cookies werden von der technischen Administration der Webseite verwendet. Jeder Besucher einer Webseite kann seinen Browser so einstellen, dass er Cookies ablehnt. In diesem Fall werden keine Daten auf den Computer des Nutzers geschrieben. Die in den Cookies gespeicherten Daten werden nicht an GLS gesendet. Wenn Sie Cookies ablehnen, können Sie möglicherweise nicht alle Funktionen der Website nutzen. Für die Verwendung von Cookies verweisen wir auf unsere Cookie-Richtlinie.
3. Google-Analytics
Die GLS Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. ("Google"). Google Analytics verwendet sog. "Cookies" (Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden), die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen.
Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse) wird an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der "IP-Anonymisierung" auf dieser Website, wird Ihre IP-Adresse vor der Übermittlung an andere Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Google benutzt diese Informationen, um Ihre Nutzung der Website nachzuvollziehen, um Reports über die Websiteaktivitäten für die Websitebetreiber zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Google wird Ihre IP-Adresse nicht mit anderen Daten, die Google besitzt, zusammenführen.
Sie können die Verwendung von Cookies ablehnen, indem Sie die entsprechenden Einstellungen in Ihrem Browser vornehmen. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Möglichkeiten dieser Website nutzen können. Sie können die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google mit dem unter
https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en zum Download und zur Installation bereitgestellten Browser-Plugin verhindern. Die GLS Website verwendet die Google Analytics Erweiterung " gat._anonymizeIp();". Dadurch wird eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen gewährleistet ("IP-Masking").
4. YourGLS / GLS-ONE
GLS unterscheidet bei der Nutzung der GLS-Website zwischen einer offenen und einer geschlossenen Webzone. Funktionen innerhalb der offenen Zone können ohne vorherige Registrierung genutzt werden. Die geschlossene Zone ist Teil der Umsetzung einer Vereinbarung zwischen dem Kunden und GLS und kann nur über eine von GLS bereitgestellte Login-Datei besucht werden.
In der offenen Zone findet der Nutzer Funktionen wie ein E-Mail-Kontaktformular, die Funktion "
Track & Trace " und die PaketShop-Suchfunktion. Die Daten, die bei einer Anfrage per E-Mail eingegeben werden müssen, z.B.: Name, Adresse, Postleitzahl, Gemeinde, etc. sind notwendig, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können. GLS wird Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergeben, verkaufen oder anderweitig zur Verfügung stellen, es sei denn, dies ist für die Erbringung der oben beschriebenen Dienstleistungen erforderlich.
IV. Rechte der Beteiligten
1. Die Rechte des Betroffenen
Sie haben das Recht auf
- informiert zu werden und Zugang zu Ihren verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten (Recht auf Information und Recht auf Zugang gemäß § 15 AVG)
- die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu erwirken. (Recht auf Berichtigung gem. Art. 16 AVG)
- die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu erwirken (Recht auf Datenlöschung gem. Art. 17 AVG)
- die Verarbeitung einzuschränken (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 AVG)
- die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 AVG)
- aus Gründen, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben, oder zur Erfüllung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, gegen die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen (Widerspruchsrecht gem. Art. 21)
2. Rücknahme der Einwilligung
Wurde für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine Einwilligung eingeholt, so haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung in Frage gestellt wird.
3. Ausübung Ihrer Rechte
Wenn Sie als betroffene Person Ihre Rechte ausüben oder eine ausdrückliche Einwilligung widerrufen möchten, senden Sie bitte eine Nachricht an den Datenschutzbeauftragten von GLS Belgien (siehe I. Kontaktdaten). Bitte geben Sie in dieser Nachricht an, welches Recht Sie ausüben möchten, damit GLS Belgium die weiteren notwendigen Schritte zur Wahrung Ihrer Rechte unternehmen kann. Bitte beachten Sie, dass wir einen Identifikationsnachweis verlangen können, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.
4. Recht auf Beschwerde
Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzureichen, wenn Sie glauben, dass Ihre Rechte verletzt wurden (in Belgien: Datenschutzbehörde, Drukpersstraat 35, 1000 Brüssel,
contact@apd-gba.be , Tel.
02/274.48.00 ).
5. Aktualisierungen dieser Datenschutzinformationen
GLS Belgium kann nach eigenem Ermessen diese Informationen durch Veröffentlichung einer geänderten Version auf dieser Website aktualisieren. Diese Informationen wurden zuletzt am 18. Mai 2020 aktualisiert.