1. sz. Melléklet

ADATKEZELÉSI TEVÉKENYSÉGEK, MELYEK A GLS ÁÜF ILLETVE GLS CSOMAGPONT ÁÜF RÉSZÉT KÉPEZIK

1. CSOMAGKÉZBESÍTÉSSEL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK

1.1. HÁZHOZ SZÁLLÍTÁSI SZOLGÁLTATÁSSAL (POSTAI SZOLGÁLTATÁS) KAPCSOLATOS ADATKEZELÉS

Adatkezelés célja: A Megbízóval kötött csomaglogisztikai szolgáltatásra irányuló szerződés teljesítése (csomagok kiszállítása) és a teljesítés megtörténtének igazolása

Adatkezelés jogalapja: Szerződés teljesítése

Kezelt személyes adatok köre

Feladó vonatkozásában (közvetlenül a feladótól vagy a feladó képviselőjétől felvett): Név, felvételi cím, email cím, telefonszám, aláírás

Címzett vonatkozásában

i. közvetlenül a feladótól felvett: Név, kézbesítési cím, email cím, telefonszám

Ezen adatokat Adatkezelő a feladótól veszi fel a feladó és a címzett közötti jogviszony (szerződés) alapján. Az email cím és telefonszám megadása nem kötelező az alapszolgáltatás esetében.

ii. közvetlenül a címzettől (érintettől) felvett: aláírás

Átvevő vonatkozásában (amennyiben a küldeményt nem a címzett veszi át): aláírás (közvetlenül az átvevőtől (érintettől) felvett)

Adatok tárolásának időtartama: A postai küldemény feladását követő naptári év vége

1.2. TÖBBLETSZOLGÁLTATÁSOKHOZ KAPCSOLÓDÓ ELTÉRŐ ADATKEZELÉSEK

Ezen pontban kizárólag azon adatok kerülnek feltüntetésre,

(1) melyek megadása a Házhoz szállítási szolgáltatással ellentétben kötelező,

(2) melyek a Házhoz szállítási szolgáltatásnál megjelölteknél kezelt személyes adatokhoz képest plussz személyes adatok vagy

(3) melyeket a Házhoz szállítási szolgáltatásnál rögzítettekkel ellentétben nem kell megadni az adott szolgáltatás jellege és lényege miatt.

A többi adat, így adatkezelési cél, jogalap illetve adatok tárolásának időtartama vonatkozásában a Házhoz szállítási szolgáltatásnál irányadó szabályokat kell alkalmazni.

Adatkezelés az SMSService (SMS értesítés), ContactService (Címzettek telefonos előértesítése), PreadviceService, FlexDeliveryService szolgáltatásokhoz kapcsolódóan

Kezelt adatok köre: címzett telefonszáma

A telefonszám megadása a szolgáltatás teljesítéséhez nélkülözhetetlen.

Adatkezelés a ShopDeliveryService, FlexDeliveryService illetve a GLS Csomagautomatába történő kézbesítés szolgáltatáshoz kapcsolódóan

Kezelt adatok köre:

Közvetlenül a feladótól felvett: címzett telefonszáma, email címe

Közvetlenül az érintettől felvett (címzett vagy más átvevő): személyazonosságot igazoló okmány és annak száma (kizárólag CsomagPontba történő kézbesítés esetében)

A telefonszám vagy email cím megadása a szolgáltatás teljesítéséhez nélkülözhetetlen.

Adatkezelés jogalapja: a személyazonosító okmány vonatkozásában az Adatkezelő jogos érdeke, a többi adat tekintetében a szerződés teljesítése

Adatkezelés az AddresseeOnlyService-hez (Bizalmas küldemény nevű szolgáltatáshoz) kapcsolódóan

Kezelt adatok köre: címzett személyi azonosító igazolványának száma,

Adatkezelés jogalapja: az Adatkezelő jogos érdeke

2. MEGBÍZÓKKAL MEGKÖTENDŐ VAGY MEGKÖTÖTT SZERZŐDÉSEKKEL KAPCSOLATOS EGYÉB ADATKEZELÉSEK

2.1. POTENCIÁLIS ÜGYFELEK TELEFONOS MEGKERESÉSÉVEL („HIDEG HÍVÁSOK”-KAL) KAPCSOLATOS ADATKEZELÉS

Adatkezelés célja: Potenciális ügyfelek felkutatása, ajánlatadás.

Adatkezelés jogalapja: Adatkezelő jogos érdeke

Kezelt személyes adatok köre: Kapcsolattartó neve, telefonszáma, email címe, pozíciója, csomagküldéssel összefüggő viselkedési szokások.

Adatok tárolásának időtartama: Adatkezelési cél megvalósulásáig. Azon ügyfelek esetében, ahol ajánlatadásra, majd szerződéskötésre kerül sor, ott az ezen adatkezelési célnál rögzített ideig kerülnek az adatok tárolásra.

2.2. ÜGYFÉLLÁTOGATÁSOKKAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉS

Adatkezelés célja: Potenciális és szerződött ügyfelek felkeresése ajánlatadási illetve szerződéskötési célból.

Adatkezelés jogalapja: Adatkezelő jogos érdeke.

Kezelt személyes adatok köre: Kapcsolattartó neve, telefonszáma, email címe, pozíciója, csomagküldéssel összefüggő viselkedési szokások, ügyféllátogatás helye, időpontja, résztvevők neve, telefonszáma, email címe.

Adatok tárolásának időtartama: Adatkezelési cél megvalósulásáig. Azon ügyfelek esetében, ahol ajánlatadásra, majd szerződéskötésre kerül sor, ott az ezen adatkezelési célnál rögzített ideig kerülnek az adatok tárolásra.

2.3. ÁRAJÁNLAT, SZERZŐDÉS

Adatkezelés célja: a csomaglogisztikai szolgáltatások nyújtására vonatkozó szerződés megkötése és teljesítése.

Adatkezelés jogalapja: szerződés teljesítése.

A személyes adat megadása a GLS-sel megkötött szerződés előfeltétele, megadása kötelező.

Kezelt személyes adatok köre: Megbízó (feladó) neve, Megbízó (feladó) webcíme, Megbízó (feladó) nevében eljárni jogosult személy neve; Megbízó (feladó) bankszámlaszáma, Kapcsolattartó neve, email címe, telefonszáma, Csomag felvételi cím.

Adatok tárolásának időtartama: szerződés megszűnésétől számított 5 év.

2.4. EGYÉNI VÁLLALKOZÓKKAL, ŐSTERMELŐKKEL KÖTÖTT SZERZŐDÉSEKHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉS

Adatkezelés célja: a csomaglogisztikai szolgáltatások nyújtására vonatkozó szerződés megkötése és teljesítése.

Adatkezelés jogalapja: szerződés teljesítése. A személyes adat megadása a GLS-sel megkötött szerződés előfeltétele, megadása kötelező.

Kezelt személyes adatok köre: Megbízó (feladó) neve, anyja neve, lakcíme, személyazonosító adatai, születési helye, ideje.

Adatok tárolásának időtartama: szerződés megszűnésétől számított 5 év.

2.5. SZÁMLÁZÁS

Adatkezelés célja: szolgáltatásért járó díj számlázása.

Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése (A jogi kötelezettség alapja: Számviteli tv. 169. § (2)).

Kezelt személyes adatok köre: Megbízó (Vevő) neve, címe, címzett neve, címe, telefonszáma, email címe.

Adatok tárolásának időtartama: A Számviteli tv. 169. § -a alapján 8 év.

2.6. UTÁNVÉT BESZEDÉSEK KEZELÉSE

Adatkezelés célja: az utánvétek beszedése és az azzal történő elszámolás.

Adatkezelés jogalapja: szerződés teljesítése.

A személyes adat megadása a GLS-sel megkötött szerződésnek nem előfeltétele, de amennyiben az ügyfél ezen szolgáltatást meg kívánja rendelni, úgy az adatok megadása a teljesítés feltétele. Ennek elmaradása esetében a szolgáltatás nem teljesíthető, így megadása kötelező.

Kezelt személyes adatok köre: kapcsolattartó neve, email címe, címzett neve, email címe, bankszámlaszáma, pozíciója, telefonszáma.

Adatok tárolásának időtartama: A postai küldemény feladását követő naptári év vége

2.7. KÖVETELÉSKEZELÉS

Adatkezelés célja: követelések kezelése, behajtása.

Adatkezelés jogalapja: szerződés teljesítése.

Kezelt személyes adatok köre: Számlában szereplő fél (vevő) neve , számlázási címe, anyja neve, születési hely, idő, telefonszám, email cím.

Adatok tárolásának időtartama: a szerződés megszűnését vagy a követelés behajtását követő 5 évig.

Ezen adatok az ÁÜF-ben foglaltak értelmében a 3. sz. mellékletben meghatározott követeléskezelő cégek részére kerül továbbításra.

2.8. CSOMAGCÍMKÉRE NYOMTATOTT CÍMZETT ADATOK

Adatkezelés célja: postai szolgáltatás teljesítése (csomagkézbesítés)

Adatkezelés jogalapja: szerződés teljesítése

Kezelt személyes adatok köre: Címzett neve, küldemény rendeltetési helye, Címzett telefonszáma.

Adatok tárolásának időtartama: A csomagkézbesítés után a címkére nyomtatott adatok az érintetthez kerülnek.

2.9. SZERZŐDÉSES KAPCSOLATTARTÓK ADATAI

Adatkezelés célja: postai szolgáltatási szerződés teljesítésével kapcsolatos, a szerződött feleket terhelő együttműködési kötelezettség teljesítése;

Adatkezelés jogalapja: Adatkezelő jogos érdeke

Kezelt személyes adatok köre: Kapcsolattartó neve, telefonszáma, email címe

Adatok tárolásának időtartama: A szerződés fennállása alatt a kapcsolattartói minőség fennállásáig, egyébként a szerződés megszűnését követő öt év.

3. ÜGYFÉLSZOLGÁLATTAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK

3.1. AZ INFO@GLS-HUNGARY.COM , JOFOGAS@GLS-HUNGARY.COM EMAIL CÍMEKRE ÉRKEZŐ E-MAILEKKEL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉS

Adatkezelés célja: ügyféllel történő kommunikáció;

Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése (Jogi kötelezettség alapja: Fgytv, 17/A-17/C. § illetve Postatv. 57. §)

Kezelt személyes adatok köre: címzett neve, telefonszáma, email címe, küldemény rendeltetési címe, feladó neve, telefonszáma, email címe, lakcíme, átvevő neve, telefonszáma, email címe, küldemény felvételi címe, személyi igazolvány szám, bankszámlaszám

Adatok tárolásának időtartama: 5 év

3.2. PANASZOK KEZELÉSE

Adatkezelés célja: panaszkezelés, panaszjóváhagyás, csomagazonosítás;

Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése (Jogi kötelezettség alapja: Fgytv, 17/A-17/C. § illetve Postatv. 57. §)

Kezelt személyes adatok köre: címzett neve, telefonszáma, email címe, küldemény rendeltetési címe, feladó neve, telefonszáma, email címe, lakcíme, átvevő neve, telefonszáma, email címe, küldemény felvételi címe, személyi igazolvány szám, bankszámlaszám

Adatok tárolásának időtartama: A postai küldemény feladását követő naptári év vége

3.3. UTÁNVÉTEK KEZELÉSE

Adatkezelés célja: A beszedes@gls-hungary.com email címre érkező utánvétekkel kapcsolatos kérdések kezelése (utánvétekkel kapcsolatos rendelkezések módosítása)

Adatkezelés jogalapja: Szerződés teljesítése.

A személyes adat megadása a GLS-sel megkötött szerződésnek nem előfeltétele, de amennyiben az ügyfél ezen szolgáltatást meg kívánja rendelni, úgy az adatok megadása a teljesítés feltétele. Ennek elmaradása esetében a szolgáltatás nem teljesíthető, így megadása kötelező.

Kezelt személyes adatok köre: címzett neve, címzett email címe, lakcíme, bankszámlaszáma, pozíciója, telefonszáma.

Adatok tárolásának időtartama: A postai küldemény feladását követő naptári év vége

3.4. ÚJ ÜGYFÉL KEZDŐCSOMAG

Adatkezelés jogalapja: a csomaglogisztikai szolgáltatások nyújtására vonatkozó szerződés teljesítése

Adatkezelés jogalapja: Szerződés teljesítése.

A személyes adat megadása a GLS-sel megkötött szerződésnek nem előfeltétele, de amennyiben az ügyfél ezen szolgáltatást meg kívánja rendelni, úgy az adatok megadása a teljesítés feltétele. Ennek elmaradása esetében a szolgáltatás nem teljesíthető, így megadása kötelező.

Kezelt személyes adatok köre: Ügyfél név, cím, telefonszám

Adatok tárolásának időtartama: A szerződés megszűnését követő 5 év.

3.5. TELEFONHÍVÁSOK

Adatkezelés jogalapja: információnyújtás, panaszkezelés

Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése (Jogi kötelezettség alapja: Fgytv, 17/A-17/C. § illetve Postatv. 57. §)

Kezelt személyes adatok köre: hangfelvétel;

Adatok tárolásának időtartama: A felvételt követő 5 év;

4. KÁRBEJELENTÉSSEL, KÁRÜGYINTÉZÉSSEL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK

4.1. KÁRBEJELENTÉSSEL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK

Adatkezelés célja: panaszkezelés, panaszjóváhagyás mely több csatornán érkezhet, de ideértendő a qualitygroup@gls-hungary.com címre érkező levelek feldolgozása is.

Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése (A jogi kötelezettség alapja: Postatv. 57. §)

Kezelt személyes adatok köre: címzett neve, telefonszáma, email címe, lakcíme, feladó neve, telefonszáma, email címe, lakcíme, átvevő neve, telefonszáma, email címe, lakcíme, személyi igazolvány szám, bankszámlaszám

Adatok tárolásának időtartama: A postai küldemény feladását követő naptári év vége

4.2. JOGOS KÁRIGÉNNYEL KAPCSOLATOS KIFIZETÉSEKKEL ÖSSZEFÜGGŐ ADATKEZELÉSEK

Adatkezelés célja: panaszkezelés, panaszjóváhagyás

Adatkezelés jogalapja Jogi kötelezettség teljesítése (A jogi kötelezettség alapja: Számviteli tv. 169. § (2))

Kezelt személyes adatok köre: nyilatkozatok, számlák

Adatok tárolásának időtartama: 8 év

4.3. ELVESZTETT, ELTŰNT CSOMAGOKKAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK

Adatkezelés célja: csomagazonosítás, a lossp@gls-hungary.com email címre érkező levelek feldolgozása.

Adatkezelés jogalapja: jogszabályi kötelezettség teljesítése, jogszabályi megfelelőség

Kezelt személyes adatok köre: címzett neve, telefonszáma, email címe, lakcíme, feladó neve, telefonszáma, email címe, lakcíme, átvevő neve, telefonszáma, email címe, lakcíme

Adatok tárolásának időtartama: A postai küldemény feladását követő naptári év vége

4.4. ADR CSOMAGOKHOZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK

Adatkezelés célja: ADR-rel kapcsolatos szabályok betartásának igazolása;

Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése (A jogi kötelezettség alapja: 20/2019. (VIII.1.) ITM rendelettel módosított 61/2013. (X.17.) NFM rendelet a Veszélyes Áruk Nemzetközi Közúti Szállításáról szóló Európai Megállapodás (ADR) "A" és "B" Mellékletének belföldi alkalmazásáról 1. sz. melléklete alapján az ADR Szabályzat (178/2017. (VII. 5.) Korm. rendelet 1.3.2.4.)

Kezelt személyes adatok köre: gépjárművezető (és egyéb személyek, akik kapcsolatba hozhatók az ADR csomagokkal) neve, anyja neve, születési helye, ideje, lakcíme, email címe, munkaköre

Adatok tárolásának időtartama: 5 év

5. CSOMAGPONTOK ADATKEZELÉSE

5.1. CSOMAGFELADÁS A GLS CSOMAGPONTON

Adatkezelés célja: A Feladóval kötött csomaglogisztikai szolgáltatásra irányuló szerződés teljesítése (csomagok kiszállítása) és a teljesítés megtörténtének igazolása

Adatkezelés jogalapja: Szerződés teljesítése

Kezelt személyes adatok köre:

Feladó vonatkozásában (közvetlenül a feladótól vagy a feladó képviselőjétől felvett): Név, felvételi cím, email cím, telefonszám, aláírás

Címzett vonatkozásában közvetlenül a feladótól felvett: Név, kézbesítési cím, email cím, telefonszám

Adatok tárolásának időtartama: A postai küldemény feladását követő naptári év vége

5.2. CSOMAGÁTVÉTEL (CSOMAGKÉZBESÍTÉS) A GLS CSOMAGPONTON

Adatkezelés célja: A Feladóval kötött csomaglogisztikai szolgáltatásra irányuló szerződés teljesítése (csomagok kiszállítása) és a teljesítés megtörténtének igazolása

Adatkezelés jogalapja: Szerződés teljesítése

Kezelt személyes adatok köre:

Feladó vonatkozásában (közvetlenül a feladótól vagy a feladó képviselőjétől felvett): Név, felvételi cím, email cím, telefonszám, aláírás

Címzett vonatkozásában

  • közvetlenül a feladótól felvett: Név, kézbesítési cím, email cím, telefonszám

Ezen adatokat Adatkezelő a feladótól veszi fel a feladó és a címzett közötti jogviszony (szerződés) alapján.

  • közvetlenül a címzettől (érintettől) felvett: aláírás, személyazonosító igazolvány száma;

Átvevő vonatkozásában (amennyiben a küldeményt nem a címzett veszi át): aláírás (közvetlenül az átvevőtől (érintettől) felvett)

Adatok tárolásának időtartama: A postai küldemény feladását követő naptári év vége

5.3. PANASZ BEJELENTÉSE A CSOMAGPONTON

Adatkezelés célja: panaszkezelés

Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése (Jogi kötelezettség alapja: Fgytv, 17/A-17/C. § illetve Postatv. 57. §)

Kezelt személyes adatok köre: címzett neve, telefonszáma, email címe, küldemény rendeltetési címe, feladó neve, telefonszáma, email címe, lakcíme, átvevő neve, telefonszáma, email címe, küldemény felvételi címe, személyi igazolvány szám, bankszámlaszám

Adatok tárolásának időtartama: A postai küldemény feladását követő naptári év vége