Tietosuojaseloste

Johdanto

General Logistics Finland Oy (jäljempänä ”GLS Finland”) tuottaa korkealaatuisia pakettikuljetuspalveluja, express-toimituksia ja logistiikkaan liittyviä lisäpalveluita. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten GLS Finland käsittelee lähetyksiin liittyviä henkilötietoja palveluiden toteutuksessa. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa lainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679, “GDPR”). Tietosuojaselostetta voidaan päivittää säännöllisesti esimerkiksi käytäntöjemme tai soveltuvan lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen tietosuojaseloste on aina saatavilla verkkosivuillamme.

GLS Finlandin tuottamiin palveluihin sovelletaan Toimitusehtoja . Sopimuksen mukaisten palveluiden toteuttaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Jos rekisteröity ei anna palvelun toteuttamiseksi tarvittavia henkilötietoja tai vastustaa niiden käsittelyä, palvelua ei voida tarjota.

GLS Finlandin verkkosivuilla käytetään evästeitä ja muita vastaavia teknologioita. Tarkemmat tiedot evästeiden käytöstä löytyvät evästeilmoituksesta. Evästeiden asettamiseen annettua suostumusta voi muokata jälkikäteen avaamalla evästeilmoituksen sivuston alakulmassa näkyvää ikonia klikkaamalla.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

General Logistics Systems Finland Oy

Rydöntie 6

p. 020 758 12 00

Y-tunnus: 1739617-9

dataprotection@gls-finland.com

Henkilötietojen käsittely

Alla on listattuna, mitä käyttötarkoituksia varten henkilötietoja käsitellään, mihin oikeusperusteisiin käsittely perustuu, mitä henkilötietoja käsittely koskee sekä kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään kyseistä käyttötarkoitusta varten.

Lähetysten toimittaminen ja siihen liittyvä yhteydenpito

• Oikeusperuste: Sopimus, oikeutettu etu toimittaa lähetys.
• Käsiteltävät henkilötiedot: Lähetykseen liittyvien osapuolten yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite ja ovikoodi; lähetyksen kuittaajan nimi, allekirjoitus ja vastaanottopaikan koordinaatit; lähetyksen tiedot, kuten paino ja koko.
• Säilytysaika: Enintään 2 vuotta lähetyksen toimituksesta.

Lähetysten ilmoittaminen Tullille ja tulli-ilmoituksen tekeminen

• Oikeusperuste: Lakisääteinen velvoite, sopimus.
• Käsiteltävät henkilötiedot: Lähetykseen liittyvien osapuolten yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite sekä yksityishenkilöiden henkilötunnus tai syntymäaika; tiedot lähetyksen sisällöstä ja arvosta.
• Säilytysaika: 6 vuotta kuluvan vuoden päättymisestä.

Pakotteiden tarkistus

• Oikeusperuste: Lakisääteinen velvoite.
• Käsiteltävät henkilötiedot: Lähetykseen liittyvien osapuolten ja sidosryhmien edustajien nimi ja osoite.
• Säilytysaika: 1 vuosi tarkistuksesta.

Maksutapahtumien käsittely

• Oikeusperuste: Sopimus.
• Käsiteltävät henkilötiedot: Lähetyksen maksajan nimi ja osoite; maksun summa; maksutapa.
• Säilytysaika: Kirjanpitolain mukainen säilytysaika, 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Laskutus ja kirjanpito

• Oikeusperuste: Sopimus, lakisääteinen velvoite.
• Käsiteltävät henkilötiedot: Laskuissa ja muissa kirjanpitomateriaaleissa olevat henkilötiedot, kuten lähetyksen tilaajan nimi.
• Säilytysaika: Kirjanpitolain mukainen säilytysaika, 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Analytiikka verkkosivun käytöstä

• Oikeusperuste: Oikeutettu etu seurata verkkosivujen käyttöä; evästeiden asettamista varten annettu suostumus.
• Käsiteltävät henkilötiedot: IP-osoite; tiedot vuorovaikutuksesta sivustolla; kirjautumistiedot ja kävijätunniste; laite- ja selaintiedot; viittaava URL ja vierailtu URL; geolokaatio (maanosa, maa, alue ja kieli).
• Säilytysaika: 25 kuukautta.

Palveluihin liittyvä viestintä ja uutiskirje

• Oikeusperuste: Oikeutettu etu ylläpitää, edistää ja luoda asiakassuhteita.
• Käsiteltävät henkilötiedot: Organisaation edustajan nimi ja sähköpostiosoite.
• Säilytysaika: Kunnes vastaanottaja peruu uutiskirjeen.

Asiakassuhteen hallinta ja ylläpito

• Oikeusperuste: Oikeutettu etu ylläpitää, edistää ja luoda asiakassuhdetta.
• Käsiteltävät henkilötiedot: Organisaation edustajan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja titteli/rooli.
• Säilytysaika: Niin kauan kuin tiedot ovat relevantteja.

Asiakaspalvelu ja yhteydenottojen käsittely

• Oikeusperuste: Oikeutettu etu tarjota asiakaspalvelua.
• Käsiteltävät henkilötiedot: Asiakkaan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero; muut yhteydenotosta ilmenevät henkilötiedot, kuten osoitetiedot.
• Säilytysaika: Enintään 2 vuotta.

Kameravalvonta toimitiloissa ja piha-alueilla

• Oikeusperuste: Oikeutettu etu varmistaa turvallisuus, prosessien toimivuus sekä selvittää mahdolliset vahinko-, rikos- tai poikkeustilanteet.
• Käsiteltävät henkilötiedot: Videotallenteet.
• Säilytysaika: 2 kuukautta tallenteen ajankohdasta.

Henkilötietojen lähde

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti lähetyksen lähettäjältä lähetyksen tilaamisen yhteydessä. Jos kyseessä on toiselta GLS-konserniin kuuluvalta yhtiöltä vastaanotettu lähetys, lähetyksen toimittamista varten tarvittavat henkilötiedot saadaan toiselta GLS-tytäryhtiöltä. Henkilötietoja voidaan saada luovutuksena myös muilta posti- ja kuljetusyrityksiltä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja voidaan luovuttaa muille GLS-konserniin kuuluville yhtiöille, jos se on tarpeen palvelun tuottamiseksi. Lähetysten tullauksessa henkilötietoja luovutetaan Tullille. Yksittäistapauksissa henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisen velvoitteen perusteella myös muille viranomaisille.

GLS Finland käyttää palveluiden tuottamisessa alihankkijoita, kuten järjestelmätoimittajia ja logistiikkakumppaneita. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja GLS Finlandin lukuun henkilötietojen käsittelijän roolissa. Kaikki alihankkijamme sitoutuvat sopimuksellisesti noudattamaan korkeaa tietosuojan tasoa.

Siirrot EU/ETA:n ulkopuolelle

Osa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvista alikäsittelijöistä saattaa käsitellä henkilötietoja EU/ETA:n ulkopuolella esimerkiksi järjestelmien teknisen toteutuksen vuoksi. Henkilötietoja siirretään EU/ETA:n ulkopuolelle myös silloin, jos lähetykseen liittyvä osapuoli, kuten vastaanottaja, sijaitsee EU/ETA:n ulkopuolella. Henkilötietojen siirrossa EU/ETA:n ulkopuolelle noudatetaan GDPR:n asettamia vaatimuksia, kuten siirtomekanismeja ja täydentäviä suojatoimenpiteitä.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetus määrittää useita tietosuojaoikeuksia, joilla rekisteröity voi vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn. Kaikki oikeudet eivät sovellu kaikissa tilanteissa, vaan oikeuksien soveltumiseen vaikuttaa esimerkiksi henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste. Voit tehdä tietosuojaoikeuksia koskevan pyynnön lähettämällä sähköpostia osoitteeseen dataprotection@gls-finland.com. Vastaamme rekisteröidyn oikeuksia koskeviin pyyntöihin kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen rekisteröidyn pyynnön toteuttamista.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja ja jos kyllä, jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset henkilötiedot korjatuksi tai oikaistuksi sekä puutteelliset tiedot täydennettyä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi esimerkiksi silloin, jos tietoja ei tarvita enää niiden alkuperäistä käyttötarkoitusta varten tai rekisteröity on peruuttanut suostumuksen, johon käsittely on perustunut. Poisto-oikeutta voi rajoittaa esimerkiksi rekisterinpitäjän lakisääteinen velvollisuus säilyttää kyseiset tiedot.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jolloin rajoituksen alaiset tiedot säilytetään, mutta niitä käsitellään ainoastaan suostumuksen perusteella, oikeudellista vaatimusta varten, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevasta syystä. Käsittelyn rajoittaminen on mahdollista esimerkiksi silloin, jos henkilötietojen käsittelyn laillisuus on kiistetty.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, yleiseen etuun tai julkisen vallan käyttöön. Tällöin henkilötietojen käsittely lopetetaan, ellei rekisterinpitäjä osoita perusteltua syytä, joka ylittää rekisteröidyn esittämän syyn. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa suoramarkkinointia varten tehtävää henkilötietojen käsittelyä ilman erityistä syytä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada itse toimittamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa tai jos mahdollista, saada tiedot siirrettyä suoraan toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus soveltuu, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat päätökset tekee ihminen. GLS Finland ei tee sellaisia täysin automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia rekisteröityyn.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyä varten antamansa suostumus. Voit muuttaa evästeitä koskevaa suostumusta avaamalla evästeilmoituksen verkkosivun alalaidassa näkyvää kuvaketta klikkaamalla.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi ).

Viimeisin päivitys: 10.9.2026.