Informácia o spracúvaní osobných údajov

Účel a rozsah spracúvania osobných údajov:

GLS SK spracúva iba presné osobné údaje, ktoré získala v súlade s Právnymi predpismi o ochrane osobných údajov, pričom tieto osobné údaje GLS SK zhromažďuje a spracuváva len na stanovený účel, v nižšie uvedenom rozsahu, po dobu trvania zmluvného vzťahu, respektíve po dobu nevyhnutne potrebnú.

GLS SK spracúva osobné údaje vo všeobecnej rovine na tento účel:

plnenie zmluvy a poskytovanie služieb;

• zabezpečenie prevádzkových činností;
• účtovné a daňové účely;
• vymáhanie pohľadávok;
• dodržanie právneho záväzku;
• priamy marketing (informačné a produktové kampane);
• ochrana majetku.

GLS SK spracúva osobné údaje dotknutých osôb v rozsahu, v akom mu boli poskytnuté, a to tak, aby sa dosiahol účel, pre ktoré sú spracúvané.

Kategórie osôb, ktorých osobné údaje sa spracúvajú:

1. Poverovateľ(odosielateľ), príjemca (adresát)

a) Účel spracúvania osobných údajov: plnenie zákonnej povinnosti (napr. v súvislosti s vedením účtovníctva), plnenie zmluvných povinností (napr. v súvislosti s doručením zásielky), oprávnené záujmy GLS SK (napr. v súvislosti s reklamačným konaním, súdnym vymáhaním pohľadávok a pod.). V určitých prípadoch, ak to vyžaduje príjemca či adresát, môže byť účelom spracúvania osobných údajov splnenie colných povinností, kedy dôvodom spracúvania osobných údajov je najmä riadne plnenie zmluvy o obstaraní colného odbavenia.

b) Rozsah spracúvania osobných údajov: meno, priezvisko, titul, identifikačné číslo, daňové identifikačné číslo, e-mail, telefón, kontaktná osoba, miesto podnikania (sídlo), doručovacia adresa a v prípade colného odbavenia aj číslo občianskeho preukazu alebo cestovného dokladu a krajinu vydanie občianskeho preukazu alebo cestovného dokladu, rodné číslo.

Podrobnosti a ďalšie informácie v tejto kategórii osôb pozri:

https://gls-group.com/EU/en/data-protection/gls-slovakia

2. Dodávatelia tovarov a služieb, osoby, ktoré účtujú GLS SK a osoby, ktorým je účtované zo strany

GLS SK a ich zástupcovia

a) Účel spracúvania osobných údajov: plnenie zákonnej povinnosti (napr. v súvislosti s vedením účtovníctva), riadne plnenie zmluvných povinností, oprávnené záujmy GLS SK (napr. v súvislosti s reklamačným konaním, súdnym vymáhaním pohľadávok alebo v rámci obchodných rokovaní (obchodná ponuka, obchodná korešpondencia).

b) Rozsah spracúvania osobných údajov: meno, priezvisko, titul, identifikačné číslo, daňové identifikačné číslo, e-mail, telefón, kontaktná osoba, miesto podnikania (sídlo), doručovacia adresa, číslo bankového účtu.

3. Agentúrni zamestnanci, resp. zamestnanci iných zamestnávateľov

a) Účel spracúvania osobných údajov: plnenie zákonnej povinnosti (napr. v súvislosti s vedením personalistiky, mzdovej agendy, plnení povinností pri bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci), plnenie zmluvných povinností, oprávnené záujmy GLS SK, v podobe ochrany majetku, prípadne konanie v súvislosti s plnením pracovných úloh a pod.

b) Rozsah spracúvania osobných údajov: meno, priezvisko, titul, bydlisko, e-mail, telefón, kamerové záznamy.

4. Adresáti obchodnej ponuky služieb

a) Účel spracúvania osobných údajov: oprávnený záujem GLS SK v podobe ponuky služieb alebo inej obchodnej komunikácie (korešpondencie), podania dôležitej informácie, výkon podnikateľskej činnosti GLS SK.

b) Rozsah spracúvania osobných údajov: meno, priezvisko, titul, bydlisko, e-mail, telefón v rámci interného systému.

5. Fyzické osoby bez zaradenia, ktoré sú monitorované kamerovým systémom v priestoroch GLS SK

a) Účel spracúvania osobných údajov: oprávnený záujem GLS SK, spočívajúci v ochrana majetku spoločnosti GLS SK a majetku obchodných partnerov, zákazníkov, adresátov spoločnosti GLS SK pred krádežami, poškodením alebo zničením predmetov vyššej hodnoty nachádzajúcich sa v objekte GLS SK, ako aj pred inou nelegálnou činnosťou, resp. inou trestnou činnosťou. Zákonnosť spracúvania osobných údajov pomocou kamerového systému je nevyhnutnosťou na účely oprávnených záujmov GLS SK či tretej strany (obchodní partneri, zákazníci, adresáti).

b) Rozsah spracúvania osobných údajov: zachytenie podobizne fyzických osôb.

6. Kuriéri, doručujúci zásielky (subdodávatelia, zamestnanci subdodávateľa alebo ďalší subdodávatelia subdodávateľov)

a) Účel spracúvania osobných údajov: oprávnený záujem GLS SK v podobe kontroly kvality poskytovaných zasielateľských a prepravných služieb kuriérov, a to najmä, nie však výlučne, za účelom zistenia trasy kuriéra vrátane jeho zastávok, z dôvodu prevencie nerešpektovania pracovných trás kuriérov a z dôvodu zisťovanie údajov v rámci reklamácií, či iných pripomienok zo strany príjemcov zásielok (adresátov).

b) Rozsah spracúvania osobných údajov: meno, priezvisko, titul, pracovné zaradenie, dosiahnutá kvalifikácia na vykonávanie práce (oprávnenie v jednotlivých skupinách na vedenie motorového vozidla), údaje o motorovom vozidle a údaje z GPS súradníc k identifikácii polohy a pohybu motorového vozidla.

Zdroje osobných údajov:

GLS SK získava osobné údaje najmä od dotknutej osoby v rámci rokovania o uzavretí zmluvy, príp. od tretích osôb, ďalej od zmluvných partnerov (klientov) a to v súvislosti so zasielateľskými službami, ktoré GLS SK poskytuje. GLS Sk ďalej získava osobné údaje z verejne dostupných evidencií a registrov a iných verejných zdrojov na internete za účelom hľadania nových (potencionálnych) klientov.

GLS SK ďalej získava osobné údaje zo záznamov kamerového systému. O umiestnení kamerových systémov sú dotknuté osoby vždy informované informačnými tabuľami a piktogramami, umiestnenými pri vstupe do monitorovaných priestorov. Záznamy z kamerových systémov sú archivované po nevyhnutne potrebnú dobu a len na stanovený účel a mimo takto stanovený účel nie sú ďalej spracúvané.

GLS SK informuje dotknuté osoby o tom, kedy je poskytnutie osobných údajov potrebné na poskytnutie konkrétnej služby a kedy je naopak dobrovoľné, avšak poskytnutie takýchto osobných údajov uľahčuje vzájomnú komunikáciu medzi dotknutou osobou a GLS SK a tiež významne zefektívňuje poskytovanie služieb.

GLS SK za účelom zvyšovania kvality služieb, objektivity, preukázateľnosti a bezpečnosti, monitoruje a zaznamenáva komunikáciu s dotknutými osobami (predovšetkým telefonické hovory na zákaznícku linku).

Zabezpečenie osobných údajov

GLS SK zaisťuje bezpečnosť osobných údajov v závislosti na vyhodnotení konkrétnych rizík. GLS SK prijala také opatrenia, aby nedochádzalo k neoprávnenému alebo náhodnému prístupu k osobným údajom, k ich zmene, zničeniu či strate, neoprávneným prenosom, spracovaniu, ako aj k inému zneužitiu.

Ak to vyplýva z povahy nosiča osobných údajov, tak osobné údaje sú uchovávané na špeciálnych serveroch, ktoré sú umiestnené v špeciálnej (osobitnej) miestnosti, ktorá slúži výlučne na účely umiestnenia serverov. Miestnosť je potom riadne uzamknutá a zaistená.

Kamerový systém ako taký je prevádzkovaný v rámci uzavretého systémového okruhu, t.j. k dátam sa nemožno dostať prostredníctvom siete internet. Kamerový systém je chránený antivírusovou ochranou.

Prístup k osobným údajom a ich spracúvaniu je umožnený iba oprávneným osobám, ktoré majú oprávnenie (poverenie) pracovať s osobnými údajmi.

Zamestnanci a iné oprávnené osoby sú v oblasti nakladania s osobnými údajmi a spracúvania osobných údajov vyškolení a podliehajú systému vnútornej kontroly.

Subjekty, ktoré s GLS SK vstupujú do zmluvných vzťahov, sú náležite poučené o povahe osobných údajov a v prípade, že s osobnými údajmi nakladajú, sú tiež zmluvne zaviazané k tomu, aby spracovávali osobné údaje v súlade s Právnymi predpismi o ochrane osobných údajov.

Spracovatelia osobných údajov (sprostredkovatelia) a príjemcovia osobných údajov

Prioritou GLS SK je neposkytovať osobné údaje žiadnej ďalšej strane za inými účelom, ktorý by nesúvisel s poskytovaním zasielateľských služieb.

Osobné údaje však môžu byť na zabezpečenie vyššie popísaných účelov, popri spoločnosti GLS SK a jej zamestnancoch, odovzdané tiež ďalším osobám:

1) subjektom, ktoré vykonávajú svoju právomoc - osobné údaje sú poskytované za účelom plnenia zákonných povinností zo strany GLS SK;

2) osobám, zabezpečujúcim výkon práva a orgánom činným v trestnom konaní alebo iným úradom a orgánom pri uplatňovaní právnych predpisov za účelom ochrany národných bezpečnostných záujmov alebo ako súčasť zákonného postupu slúžiaceho na ochranu majetku alebo pri zisťovaní porušenia pravidiel a politiky GLS, neoprávneného prístupu alebo použitiu vybavenia GLS alebo inej protiprávnej činnosti;

3) spracovateľom osobných údajov (sprostredkovateľom) - subjektom, ktorí majú s GLS SK uzatvorený zmluvný vzťah, v rámci ktorého zabezpečujú pre GLS SK služby, a za účelom poskytovania týchto služieb potom spracúvajú osobné údaje na základe zmluvy o spracúvaní a ochrane osobných údajov; jedná sa potom najmä o tieto subjekty:

• dcérske spoločnosti GLS a subdodávatelia v ostatných krajinách EÚ, alebo mimo EÚ za účelom plnenia zmluvy (doručenie balíka od odosielateľa adresátovi);
• pridružené alebo nepridružené tretie strany, ktoré sú v zmluvnom vzťahu na vykonávanie služieb pre GLS SK alebo v mene GLS SK (sprostredkovatelia), najmä potom prevádzkovatelia regionálnych dep, a ďalej tretie strany, s ktorými GLS SK uzatvorila príslušné zmluvy o ochrane a spracúvaní osobných údajov;
• ďalšie osoby alebo organizácie, ktoré majú právo získavať a spracúvať osobné údaje v zmysle platných právnych predpisov;

4) ďalším prevádzkovateľom, ktorým sú osobné údaje poskytované za účelom plnenia zmluvných záväzkov (poisťovne, banky, telefónni operátori a i.);

Osobné údaje sú odovzdávané do zahraničia len za účelom poskytovania zasielateľských a prepravných služieb (doručenie zásielok), na účely archivácie, za účelom tvorby štatistík a za účelom plnenia právnych povinností (medzinárodné sankcie, embargá a i.).

Práva dotknutých osôb

Dotknutá osoba má právo:

• byť informovaná a mať prístup k svojim spracúvaným osobným údajom (právo byť informovaný a právo prístupu podľa čl. 15 GDPR),
• dosiahnuť opravu nepresných osobných údajov (právo na opravu podľa čl. 16 GDPR),
• dosiahnuť vymazanie svojich osobných údajov (právo na vymazanie podľa čl. 17 GDPR),
• dosiahnuť obmedzenie spracúvania (právo na obmedzenie spracúvania podľa čl. 18 GDPR),
• získať svoje osobné údaje, ktoré poskytla (právo na prenosnosť údajov podľa čl. 20 GDPR),
• namietať proti spracúvaniu osobných údajov, z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie, ktoré je vykonávané na základe oprávneného záujmu alebo na základe plnenia úlohy vo verejnom záujme (právo namietať podľa čl. 21 GDPR).

Vyššie uvedené práva môže dotknutá osoba uplatniť za predpokladu, že sú splnené zákonné podmienky.

V prípade, že bol osobný údaj spracúvaný na základe súhlasu dotknutej osoby, dotknutá osoba má právo kedykoľvek tento súhlas odvolať bez toho, aby odvolanie súhlasu ovplyvnilo zákonnosť spracúvania osobných údajov pred odvolaním súhlasu.

Uplatnenie práv dotknutých osôb

Ak má dotknutá osoba záujem uplatniť svoje právo alebo odvolať svoj explicitne poskytnutý súhlas, pošle žiadosť GLS SK, v ktorej uvedie predmet svojej žiadosti, najmä aké právo chce uplatniť, tak, aby GLS SK mohla podniknúť kroky potrebné pre rešpektovanie tohto práva.

Upozorňujeme, že v prípade kontaktovania GLS SK prostredníctvom nezašifrovaného e-mailu, nemusí byť zaručená dôvernosť prenášaných informácií a môže dôjsť k tomu, že nezašifrované e-maily budú čítané tretími stranami, ktoré nemajú oprávnenie.

Žiadosť dotknutej osoby možno GLS SK doručiť týmito spôsobmi:

• písomne na adresu sídla
• e-mailom na adresu dataprotection@gls-slovakia.sk

V prípade, keď má GLS SK oznámiť informácie, týkajúce sa spracúvania osobných údajov konkrétnej osoby, je GLS SK oprávnená vyžiadať si potvrdenie identity dotknutej osoby podávajúcej žiadosť, aby mohla GLS SK posúdiť oprávnenosť podanej žiadosti a zabezpečiť ochranu osobných údajov a súkromia fyzických osôb.

Dotknutá osoba má právo podať sťažnosť na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, pokiaľ je presvedčená, že jej práva boli porušené ( https://dataprotection.gov.sk/uoou/sk ).