Protection des données

Objectif de ce site dédié à la protection des données

GLS B.V. et ses filiales présentes dans 19 Pays européens (« GLS Group ») prend très au sérieux la protection des données personnelles. Les données personnelles sont collectées dans le respect des législations nationales et européennes applicables.

Ce site dédié à la protection des données a pour objectif de vous informer sur la collecte et les traitements de données à caractère personnel réalisés dans chaque pays où GLS à une filiale et dont la finalité est de réaliser la livraison de colis aux destinataires.

Responsable de traitement et coordonnées du délégué à la protection des données

Vous trouverez les coordonnées de votre filiale du Groupe GLS ci-dessous ainsi que celles du Responsable national de la protection des données.

Si vous résidez dans un pays non listé ci-dessous, vous pouvez contacter le Responsable de la protection des données du Groupe GLS par mail à dataprotection@gls-holding.com , ou lui envoyer un courrier postal à l’adresse suivante :

Corporate Data Protection Manager
General Logistics Systems Germany GmbH & Co. OHG
KÖ-CAMPUS 3
Kölner Straße 3
65760 Eschborn
Germany

Sur ce site, GLS Belgium vous informe de la collecte et des traitements de vos données à caractère personnel dont la finalité est de pouvoir réaliser la livraison de vos colis et de vos palettes.

I. Identité et coordonnées du responsable de traitement et du Responsable de la protection des données

Les informations suivantes sont valables pour GLS Belgium, responsable de la collecte et du traitement des données à caractère personnel :

General Logistics Systems Belgium NV/SA
GLS Belgium Distribution NV/SA
Boulevard de l’humanité 233
1620 Drogenbos, Belgique

General Logistics Systems Belgium NV/SA - Succursale de Luxembourg
Avenue de Luxembourg, 2
4950 Bascharage, Luxembourg
+32 2 55 66 211 – info@gls-belgium.com

Si vous souhaitez contacter le Responsable de la protection des données, envoyez un mail à dataprotection@gls-belgium.com . Si vous nous contactez depuis une adresse mail non chiffrée, nous vous informons que nous ne pouvons pas garantir la confidentialité des informations transmises. Les mails non chiffrés peuvent en effet être lus par des tierces parties non autorisées.

Vous pouvez également contacter GLS en envoyant un courrier postal au Responsable de la protection des données de GLS Belgium à l’adresse suivante :

GLS Belgium NV/SA
GLS Belgium Distribution NV/SA
Data Protection Manager
Boulevard de l’humanité 233
1620 Drogenbos

II. Informations générales

1. Données à caractère personnel

Les données à caractère personnel incluent des informations relatives aux personnes ou des évènements concernant une personne physique. Parmi ces informations figurent notamment le nom, l’adresse, le numéro de téléphone ou l’adresse mail.

Les informations qui ne renvoient pas à une personne identifiée ou identifiable – telles que des données statistiques – ne sont pas considérées comme des données à caractère personnel.

2. Législation relative à la protection des données à caractère personnel applicable et engagement de confidentialité

Toutes les filiales de GLS présentes sur le territoire européen doivent se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données, ainsi qu’à la législation nationale applicable en matière de protection de données à caractère personnel.

En tant que prestataire de services postaux GLS Belgium respecte la confidentialité de l’envoi. Tous les collaborateurs de GLS Belgium sont tenus de respecter la déclaration de confidentialité.

3. Informations relatives à la sécurité

En mettant en œuvre des moyens techniques et organisationnels, GLS Belgium fait ses meilleurs efforts pour protéger les données à caractère personnel d’une perte ou d’un usage détourné. Les données à caractère personnel sont traitées uniquement par des systèmes protégés par des mesures de sécurité respectant les politiques de sécurité informatique du Groupe GLS. GLS Belgium fait évoluer ses mesures de sécurité et de protection des données autant que nécessaire au regard des progrès technologiques.

III. Données relatives à l’expédition et aux destinataires

1. Catégories de données, finalités des traitements de données à caractère personnel et bases légales

Pour réaliser la prestation de livraison de colis et de fret et respecter ses obligations contractuelles qui comprennent notamment la livraison de colis et de fret, le paiement des services et la gestion des réclamations, GLS Belgium a besoin de collecter des informations sur ses clients (coordonnées, informations sur le mode de paiement) ou toute autre information nécessaire pour le service choisi ainsi que sur le destinataire (nom, adresse, code postal, ville, pays, numéro de téléphone et adresse mail).

Les informations relatives aux destinataires des colis et la documentation afférente (localisation des colis à chaque étape de l’acheminement) ainsi que les preuves de livraison collectées par GLS Belgium peuvent être traitées et enregistrées par les différentes filiales du groupe GLS. GLS Belgium utilise les données relatives aux colis ainsi qu’aux destinataires en vue de l’accomplissement de ses obligations contractuelles. Tout autre usage est interdit.

Dans certains cas, GLS Belgium peut traiter des données sur la base du consentement [Selon l‘article 7 du RGPD] ou en raison d’un intérêt légitime [Selon l’article 6 du RGPD] (notamment concernant les finalités suivantes : contrôles de solvabilité, programme de conformité).

2. Responsabilité

Le respect de la législation en matière de la protection des données est une obligation pour chaque filiale du groupe GLS. Le transfert de données par un expéditeur à GLS Belgium ne constitue en aucun cas un traitement de données réalisé pour le compte des autres filiales du Groupe GLS.

Les autres services tels que le FlexDeliveryService , le ShopDeliveryService et le GLS-One nécessitent la collecte de l’adresse mail ainsi que du numéro de téléphone du destinataire pour l’informer de l’avancée de la livraison. GLS Belgium reçoit le numéro de téléphone ainsi que l’adresse mail du destinataire par l’expéditeur qui a mandaté GLS Belgium. L’expéditeur du colis est par conséquent responsable de la collecte des données auprès du destinataire et du recueil de son consentement afin que ses coordonnées puissent être transférer à GLS Belgium.

Si, en tant que destinataire, vous avez des questions relatives à cette procédure, vous pouvez directement contacter l’expéditeur du colis. Vous pouvez également retirer votre consentement directement auprès de GLS Belgium. Dans ce cas, nous vous prions de contacter le Responsable de la protection des données de GLS Belgium . Si vous nous contactez depuis une adresse mail non chiffrée, nous vous informons que nous ne pouvons pas garantir la confidentialité des informations transmises. Les mails non chiffrés peuvent en effet être lus par des tierces parties non autorisées.

Vous pouvez également contacter GLS Belgium en envoyant un courrier postal au Responsable de la protection des données .

3. Partage de données et destinataires

En principe, seul l’expéditeur et le destinataire sont en droit d’obtenir des informations relatives au colis expédié. GLS Belgium ne transmet des informations à des tiers (par exemple les autorités publiques) uniquement en cas d’obligation légale.

GLS Belgium ne vendra ni ne mettra à disposition de qui que ce soit des données à caractère personnel. Toutefois, GLS Belgium pourra, dans certains cas, transférer des données à caractère personnel sans vous en avertir en vue de la bonne exécution de la mission de livraison. Peuvent être destinataires de ces données à caractère personnel :

Les filiales du Groupe GLS dans les autres pays, européens ou non dont la finalité est de réaliser la livraison du colis de l’expéditeur au destinataire.

Les tiers ayant conclu un contrat avec GLS Belgium et opérant comme sous-traitants tels que notamment les services informatiques. GLS Belgium a prévu de réduire au minimum le recours à de tels sous-traitants et les contrats conclus avec ses sous-traitants contiennent des mesures appropriées en matière de protection des données à caractère personnel.

Des tiers ou des autorités légalement habilités à recevoir ces informations.

Les forces de l’ordre et autorités publiques en vue de répondre à des exigences de sécurité, ou dans le cadre d’une procédure judiciaire pour protéger GLS Belgium, ou dans la conduite d’une enquête concernant une violation des règles et politiques de GLS Belgium, d’un accès ou d’un usage non autorisé aux équipements de GLS Belgium, ou de toute activité illégale.

4. Conservation et effacement des données

GLS Belgium traite des données à caractère personnel pour toute la durée nécessaire au regard de la finalité concernée. Nous déterminons la durée de conservation de vos données à partir des obligations suivantes :

• Exigences opérationnelles : Période durant laquelle l’information est nécessaire afin d’assurer l’exécution de notre prestation.
• Exigences légales : Période durant laquelle GLS Belgium a besoin de conserver ces données afin de répondre à ses obligations légales.

Les données archivées sont enregistrées sur des bases de données sécurisées uniquement accessibles au personnel autorisé. Au terme du délai légal de conservation, les données à caractère personnel sont supprimées.

IV. Droits des personnes, retrait du consentement, exercice des droits, plaintes auprès de l’Autorité de protection des données

1. Droits des personnes

Sous réserve que les conditions légales soient remplies, vous avez le droit :

• D’être informés des traitements de données à caractère personnel vous concernant et y avoir accès (Droit d’information et d’accès – Article 15 RGPD).
• D’obtenir la modification des données à caractère personnel inexactes (Droit de rectification – Article 16 RGPD)
• D’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel (Droit de suppression – Article 17 RGPD)
• De demander la limitation des traitements de données à caractère personnel vous concernant (Obligation de limitation des traitements de données à caractère personnel – Article 18 RGPD).
• De récupérer toutes les données à caractère personnel vous concernant (Droit de portabilité des données à caractère personnel – Article 20 RGPD)
• De vous opposer au traitement de données en raison d’un intérêt légitime, ou pour un motif d‘intérêt public (Droit de s’opposer au traitement de données – Article 21 RGPD).

2. Retrait du consentement

Dans le cas où votre consentement a été demandé pour l’exécution du traitement de données, sachez que vous êtes en droit de le retirer à tout moment, sans altérer la légalité du traitement de données à caractère personnel basé sur le consentement réalisé avant le retrait.

3. Exercice de vos droits

Si vous souhaitez exercer vos droits concernant des données à caractère personnel détenues par GLS Belgium, ou si vous souhaitez retirer un consentement préalablement donné, vous pouvez contacter le Responsable de la protection des données de GLS Belgium ici en expliquant quel droit vous souhaitez exercer afin que GLS Belgium puisse prendre les mesures nécessaires pour respecter vos droits.

Si vous nous contactez depuis une adresse mail non chiffrée, nous vous informons que nous ne pouvons pas garantir la confidentialité des informations transmises. Les mails non chiffrés peuvent en effet être lus par des tierces parties non autorisées. Vous pouvez également contacter GLS Belgium en envoyant un courrier postal au Responsable de la protection des données .

Pour assurer l’exercice de vos droits, GLS Belgium peut être amenée à vous demander de prouver votre identité afin de prévenir tout accès non autorisé à vos données à caractère personnel.

4. Droit de déposer une plainte

Vous êtes en droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés (en Belgique : l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, commission@privacycommission.be , tel 02/274.48.00 ).

V. Mises à jour des informations relatives à la protection des données à caractère personnel

GLS Belgium peut, à sa seule discrétion, mettre à jour les informations énoncées sur ce site.

Les informations données ont été mises à jour le 25 mai 2018.