Informace o zpracování osobních údajů

Společnost General Logistics Systems Czech Republic., IČ: 26087961, se sídlem Průmyslová 1, 586 01 Jihlava, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. C 66184 (dále jen “GLS CZ“), jakožto správce osobních údajů, tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů touto společností včetně rozsahu práv subjektu údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů.

GLS CZ zpracovává osobní údaje v souladu s právem Evropské unie, zejména tedy v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy (dále jen “Právní předpisy o ochraně osobních údajů“).

Účel a rozsah zpracování osobních údajů:

GLS CZ zpracovává pouze přesné osobní údaje, které získala v souladu s Právními předpisy o ochraně osobních údajů, přičemž tyto osobní údaje GLS CZ shromažďuje a zpracovává pouze za stanoveným účelem, v níže uvedeném rozsahu, po dobu trvání smluvního vztahu, respektive po dobu nezbytně nutnou.

GLS CZ zpracovává osobní údaje v obecné rovině za tímto účelem:

  • plnění smlouvy a poskytování služeb;
  • zajištění provozních činností;
  • účetní a daňové účely;
  • vymáhání pohledávek;
  • splnění právní povinnosti;
  • přímý marketing (informační a produktové kampaně);
  • ochrana majetku.

GLS CZ pak zpracovává osobní údaje různých subjektů údajů za různými účely a v různém rozsahu a to tak, aby bylo dosaženo účelu, pro které jsou zpracovány.

Kategorie osob, u nichž jsou zpracovávány osobní údaje:

1. Příkazce, odesílatel, příjemce, adresát

Účelem zpracování osobních údajů u těchto subjektů je plnění zákonné povinnosti (např. v souvislosti s vedením účetnictví) a dále řádné plnění smluvních povinností (např. v souvislosti s doručením zásilky) dále i z důvodů oprávněných zájmů GLS CZ (např. v souvislosti s reklamačním řízením, soudním uplatněním pohledávek atp.) a dále i z důvodů oprávněných zájmů třetích osob (předávání reportů o doručení zásilek smluvní straně, o vybrání dobírkových částech, přílohy k fakturám, kdy tyto dokumenty obsahují osobní údaje příkazce, odesílatele, příjemce či adresáta doplněné o informace o zásilce v rámci procesu doručování). V určitých případech, vyžaduje-li to příjemce či adresát, může být účelem zpracování vyřizování celních povinností, kdy důvodem zpracování takovýchto údajů je zejména řádné plnění smlouvy o obstarání celního odbavení.

Osobní údaje v této kategorii GLS CZ zpracovává v tomto rozsahu: jméno, příjmení, titul, identifikační číslo, daňové identifikační číslo, e-mail, telefon, kontaktní osoba, místo podnikání (sídlo), doručovací adresa, informace o zásilce (váha, převzetí, doručení, výše dobírky, doplňkové služby atp.) včetně informace o osobě, která zásilku převzala a případě celního odbavení i číslo občanského průkazu či cestovního dokladu a zemi vydání občanského průkazu či cestovního dokladu, rodné číslo, IP adresa.

Podrobnosti a další informace v této kategorii osob viz:

https://gls-group.eu/EU/en/dataprotection/glsczechrepublic-standard

2. Dodavatelé služeb a zboží, osoby, které účtují GLS CZ a osoby, kterým je účtováno ze strany GLS CZ a jejich zástupci

Účelem zpracování osobních údajů u těchto subjektů je plnění zákonné povinnosti (např. v souvislosti s vedením účetnictví) a dále za účelem řádného plnění smluvních povinností a za účelem oprávněných zájmů GLS CZ např. v souvislosti s reklamačním řízením, soudním uplatněním pohledávek či v rámci obchodní jednání (obchodní sdělení, obchodní nabídka).

Osobní údaje v této kategorii GLS CZ zpracovává v tomto rozsahu: jméno, příjmení, titul, identifikační číslo, daňové identifikační číslo, e-mail, telefon, kontaktní osoba, místo podnikání (sídlo), doručovací adresa, číslo bankovního účtu, IP adresa.

3. Zaměstnanci, agenturní zaměstnanci či zaměstnanci jiných zaměstnavatelů

Účelem zpracování osobních údajů u těchto subjektů je plnění zákonné povinnosti např. v souvislosti s vedením personalistiky, mzdové agendy, povinností při bezpečnosti a zdraví při práci, za účelem oprávněných zájmů GLS CZ v podobě ochrany majetku a případně jednání při plnění pracovních úkolů.

Osobní údaje v této kategorii GLS CZ zpracovává v tomto rozsahu: jméno, příjmení, titul, bydliště, e-mail, telefon, kamerové záznamy, IP záznamy.

4. Adresáti obchodních sdělení

Účelem zpracování osobních údajů u těchto subjektů je oprávněný zájem GLS CZ v podobě nabízení služeb či jiných obchodních sdělení, případně za účelem podání jiných důležitých informací.

Osobní údaje v této kategorii jsou GLS CZ zpracovávány v tomto rozsahu: jméno, příjmení, titul, bydliště, e-mail, telefon v rámci interního systému.

5. Fyzické osoby bez zařazení, které jsou monitorovány kamerovým systémem v prostorách GLS CZ

Účelem zpracování osobních údajů je nepřetržitá ochrana majetku společnosti GLS CZ a majetku obchodních partnerů, zákazníků, adresátů společnosti GLS CZ před krádežemi, jakož i před jinou protizákonnou či trestní činností, a to zejména za účelem odvracení krádeží, poškození či zničení předmětů vyšší hodnoty v objektu na adrese Jihlava, Průmyslová 5619/1. Zákonnost zpracování osobních údajů pomocí kamerového systému je nezbytnost pro účely oprávněných zájmů GLS CZ či třetí strany (obchodní partneři, zákazníci, adresáti).

Osobní údaje v této kategorii jsou GLS CZ zpracovávány v tomto rozsahu: zachycení podobizny osob.

6. Kurýři doručující zásilky (subdodavatelé, zaměstnanci či další subdodavatelé těchto subdodavatelů)

Účelem zpracování osobních údajů u těchto subjektů je odůvodněna oprávněnými zájmy GLS CZ v podobě kontroly kvality poskytovaných zasílatelských a přepravních služeb kurýry a to zejména, ne však výlučně, za účelem zjištění trasy kurýra včetně jeho zastávek, aby bylo předcházeno nerespektování pracovních tras a zjišťování údajů v rámci reklamací či jiných připomínek ze strany příjemců zásilek (adresátů).

Osobní údaje v této kategorii jsou GLS CZ zpracovávány v tomto rozsahu: jméno, příjmení, titul, pracovní zařazení, dosažení kvalifikace k vykonávání práci (skupiny oprávnění řízení vozidla) údaje o vozidle a údaje z GPS souřadnic polohy a pohybu vozidla

7. Osoby, které vyplní kontaktní formulář

Účelem zpracování osobních údajů u těchto subjektů je oprávněnými zájmy GLS CZ v podobě kontroly kvality poskytovaných zasílatelských a přepravních služeb a oprávněné zájmy osoby, která prostřednictvím formuláře vznáší dotaz, připomínku, konstatování či námitku kurýry a to za účelem vyřízení požadavku, který je prostřednictvím formuláře vznesen.

Osobní údaje v této kategorii jsou GLS CZ zpracovávány v rozsahu potřebném, zpravidla takto: jméno, příjmení, adresa, stát, kontaktní osoba, telefon, e-mail, IP adresa.

Zdroje osobních údajů:

GLS CZ získává osobní údaje zejména přímo od subjektu údajů v rámci jednání o uzavření smlouvy, příp. od třetích osob, dále pak od smluvní partnerů (klientů) a to v souvislosti se zasílatelskými službami, které GLS CZ poskytuje. GLS CZ může získat osobní údaje i prostřednictvím služby chatu, pokud osoba tyto osobní údaje v rámci chatové komunikace uvede. GLS ZC může získat osobní údaje také prostřednictvím webových formulářů.

GLS CZ dále získává osobní údaje z veřejných evidencí a jiných veřejných zdrojů na internetu (např. firmy.cz) a to za účelem hledání nových (potencionálních) klientů.

GLS CZ dále získává osobní údaje z kamerového systému. O umístění kamerových systémů jsou subjekty údajů vždy informovány informačními cedulemi a piktogramy při vstupu do takového prostoru. Záznamy z kamerových systémů jsou archivovány po nezbytně nutnou dobu a mimo uvedený účel nejsou dále nijak zpracovávány.

GLS CZ informuje subjekty údajů o tom, kdy je poskytnutí osobních údajů nezbytné pro poskytnutí konkrétní služby a kdy je naopak dobrovolné, avšak poskytnutí takových osobních údajů usnadní vzájemnou komunikaci mezi subjektem údajů a GLS CZ a také významně zefektivní poskytování služeb.

GLS CZ za účelem zvyšování kvality služeb, objektivity, prokazatelnosti a bezpečnosti, monitoruje a zaznamenává komunikaci se subjekty údajů (především telefonické hovory na zákaznickou linku).

Zabezpečení osobních údajů

GLS CZ zajišťuje bezpečnost osobních údajů v závislosti na vyhodnocení konkrétních rizik.

GLS CZ přijala taková opatření, aby nedocházelo k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, zpracování, jakož i k jinému zneužití.

Vyplývá-li to z povahy nosiče osobních údajů, tak osobní údaje jsou uchovávány na speciálních serverech, kdy tyto servery jsou umístěny ve speciální místnosti, která slouží pouze pro účely umístění serverů. Místnost je pak řádně uzamčena a zajištěna.

Kamerový systém jako takový je provozován v rámci uzavřeného okruhu, tj. k datům se nelze dostat prostřednictvím sítě internet. Kamerový systém je chráněn antivirovou ochranou.

Přístup k osobním údajům je umožněn pouze oprávněným osobám, které mají oprávnění pracovat s osobními údaji.

Zaměstnanci jsou s nakládání s osobními údaji školeni a podléhají systému vnitřní kontroly.

Subjekty, které s GLS CZ vstupují do smluvních vztahů, jsou náležitě poučeni o povaze osobních údajů a nakládají-li s osobními údaje, jsou ještě dále smluvně zavázáni k tomu, aby zpracovávali osobní údaje v souladu s právními předpisy.

Zpracovatelé a příjemci osobních údajů

Prioritou GLS CZ je neposkytovat osobní údaje žádné další straně za jinými účelem, který by nesouvisel s poskytování zasílatelských služeb.

Osobní údaje mohou však být pro zajištění výše popsaných účelů vedle společnosti GLS CZ a jejích zaměstnanců předány také dalším osobám:

1) subjektům, které vykonávají svou pravomoc - osobní údaje jsou poskytovány za účelem plnění zákonných povinností ze strany GLS CZ;

2) osoby zajišťující výkon práva a orgánům činným v trestním řízení či jiným úřadům, které uplatňují zákon za účelem ochrany národních bezpečnostních zájmů nebo jako součást právního procesu sloužícího k ochraně majetku nebo při podpoře vyšetřování porušení pravidel a politiky GLS, neoprávněného přístupu nebo použití vybavení GLS nebo jiné protiprávní činnosti;

3) zpracovatelům údajů – subjekty, kteří mají s GLS CZ uzavřen smluvní vztah, v rámci kterého zajišťují pro GLS CZ služby a za účelem poskytování těchto služeb pak zpracovávají osobní údaje na základě smlouvy o zpracovávání osobních údajů; jedná se pak zejména o tyto subjekty:

a. dceřiné společnosti GLS a subdodavatelé v ostatních zemích EU nebo mimo EU za účelem plnění smlouvy (doručení balíku od odesilatele adresátovi);

b. přidružené nebo nepřidružené třetí strany, které jsou ve smluvním vztahu za účelem vykonávání služeb pro GLS CZ nebo jménem GLS CZ (zpracovatelé), zejména pak provozovatelé regionálních dep, a dále třetí strany, se kterými GLS CZ uzavřela příslušné smlouvy o ochraně osobních údajů;

c. další osoby nebo organizace, které mají právo na osobní údaje dle platných právních předpisů;

4) dalším správcům – osobní údaje jsou poskytovány za účelem plnění smluvních závazků a to např. pojišťovny, banky, telefonní operátoři, v určitých případech i příkazce či odesílatele (např. informace o procesu doručování zásilky je přiřazena k adresátovi a tyto souhrnné informace včetně osobních údajů jsou vráceny zpět příkazci či objednateli přepravy).

Osobní údaje jsou předávány do zahraničí pouze za účelem poskytování zasílatelských a přepravních služeb (doručení zásilek), za účelem archivace, za účelem tvorby statistik a za účelem plnění právních povinností (mezinárodní sankce, embarga aj.).

Práva subjektů údajů

Subjekt údajů má právo

- být informováni o a mít přístup ke svým zpracovávaným osobním údajům (právo být informován a právo přístupu podle čl. 15 GDPR),

- dosáhnout opravy nepřesných osobních údajů (právo na opravu podle čl. 16 GDPR),

- dosáhnout výmazu svých osobních údajů (právo na výmaz podle čl. 17 GDPR),

- omezit zpracování (právo na omezení zpracování podle čl. 18 GDPR),

- získat své osobní údaje, které nám poskytujete (právo na přenositelnost údajů podle čl. 20 GDPR),

- namítat z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace proti zpracování osobních údajů podložené legitimními zájmy nebo výkonu úkolu ve veřejném zájmu (právo vznést námitku podle čl. 21).

Výše uvedená práva lze uplatnit za předpokladu, že jsou splněny zákonné podmínky.

V případě, že byl osobní údaj zpracován na základě souhlas, informujeme, že subjekt údajů má právo kdykoli odvolat tento souhlas, aniž by byla ovlivněna zákonnost zpracování osobních údajů před odvoláním souhlasu.

Uplatnění práv subjektů údajů

Pokud subjekt údajů má zájem uplatnit své právo nebo odvolat svůj explicitně poskytnutý souhlas, pošle, žádost (dotaz) GLS CZ a to k rukám Data Protection Managerovi, ve kterém uvede předmět své žádosti (dotazu), zejména např. jaké právo chce uplatnit tak, aby GLS CZ mohla podniknout nutné kroky pro respektování tohoto práv.

Upozorňuje, že pokud bude kontakt vůči GLS CZ prostřednictvím nezašifrovaného emailu nemusí být důvěrnost přenášené informace zaručena a může dojít k tomu, že nezašifrované emaily budou čteny třetími stranami, které nemají oprávnění.

Žádost (dotaz) lze GLS CZ doručit těmito způsoby:

V případě, kdy máme sdělit jakékoli informace týkající se zpracování osobních údajů konkrétní osoby, jsme oprávněni si vyžádat potvrzení identity subjektu údajů provádějící žádost (dotaz), aby se GLS CZ přesvědčila o oprávněnosti požadavku. I tím chráníme Vaše soukromí.

Subjekt údajů má právo podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů, pokud je přesvědčen, že byla jeho práva porušena ( https://www.uoou.cz/ ): ÚŘAD PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika.

V Jihlavě, dne 25. 05. 2018