Bescherming van gegevens

Deze website is gewijd aan de bescherming van gegevens

GLS B.V. en haar filialen, vertegenwoordigd in 19 Europese landen (“GLS Group”), nemen de bescherming van persoonsgegevens zeer ernstig. Persoonsgegevens worden verzameld rekening houdend met de europese en nationale toepasselijke wetgeving.

Deze website gewijd aan de bescherming van gegevens heeft als doel u te informeren omtrent het verzamelen en de verwerking van persoonsgegevens met als doel het leveren van parcels aan bestemmelingen in elk land waar GLS een filiaal heeft.

Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens van de Data Protection Manager

U vindt de contactgegevens van uw filiaal binnen GLS Groep hierna alsook deze van de lokale verantwoordelijke voor gegevensbescherming.

Indien u woonachtig bent in een land dat hierna niet staat opgelijst, kan u de verantwoordelijke voor de bescherming van persoonsgegevens van GLS Groep per email aanschrijven via dataprotection@gls-holding.com , of een brief richten aan volgend adres:

Corporate Data Protection Manager
General Logistics Systems Germany GmbH & Co. OHG
KÖ-CAMPUS 3
Kölner Straße 3
65760 Eschborn
Germany

Via deze website wenst GLS Belgium u te informeren omtrent het verzamelen en het verwerken van persoonsgegevens met als doel het leveren van pakketten en palletten.

I. Identiteit en contactgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke en de lokale Data Protection Manager

Volgende informatie is geldig voor GLS Belgium, verantwoordelijk voor het verzamelen en het verder verwerken van persoonsgegevens:

General Logistics Systems Belgium NV/SA
GLS Belgium Distribution NV/SA
Humaniteitslaan 233
1620 Drogenbos, Belgium

General Logistics Systems Belgium NV/SA - Succursale de Luxembourg
Avenue de Luxembourg, 2
4950 Bascharage, Luxembourg
+32 2 55 66 211 – info@gls-belgium.com

Indien u de Data Protection Manager wenst te contacteren kan dat via volgend e-mailadres dataprotection@gls-belgium.com . Indien u ons via niet-geëncrypteerde e-mail contacteert, gelieve te noteren dat de vertrouwelijkheid van de overgemaakte informatie niet kan worden gegarandeerd. Niet-geëncrypteerde emails kunnen mogelijks door onbevoegde derde partijen worden gelezen.

U kan GLS ook contacteren door een brief te richten aan de Data Protection Manager van GLS Belgium:

GLS Belgium NV/SA
GLS Belgium Distribution NV/SA
Data Protection Manager
Humaniteitslaan 233
1620 Drogenbos

II. Algemene informatie

1. Persoonsgegevens

Onder persoonsgegevens verstaan we alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon. Enkele voorbeelden zijn naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.

Informatie die niet kan worden gelinkt aan een specifieke of identificeerbare persoon - zoals statistische data – wordt niet beschouwd als persoonsgegevens.

2. Toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en geheimhoudingsverbintenis

Alle GLS entiteiten die zich situeren binnen de EU landen zijn onderhevig aan de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en andere relevante nationale wetgeving inzake gegevensbescherming.

Als aanbieder van postdiensten respecteert GLS Belgium de vertrouwelijke aard van de zending. Alle medewerkers van GLS Belgium engageren zich via een geheimhoudingsverbintenis.

3. Information Security

Door middel van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen doen GLS entiteiten hun best om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of misbruik. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt in systemen die worden beschermd door gepaste beveiligingsmaatregelen in lijn met de GLS IT Security Policies. GLS zal de beveiligings-en gegevensbeschermingsmaatregelen indien nodig aanpassen aan de technologische vooruitgang.

III. Gegevens omtrent zending en bestemmeling

1. Categorieën van data, doeleinden van persoonsgegevensverwerking en wettelijke basis

Voor het verrichten van parcel en freight activiteiten en het respecteren van contractuele verplichtingen [In overeenstemming met Art. 6 lid (b) AVG] met name het leveren van pakketten en palletten, het betalen van de diensten, de klachtenbehandeling, enz heeft GLS Belgium gegevens van de afzender nodig (adresgegevens en bijkomende contactgegevens, betaalinformatie) en overige relevante contractuele gegevens volgens de diensten besteld door de afzender alsook de gegevens van de bestemmeling (naam, adres, postcode, stad, land, optioneel telefoonnummer en e-mailadres).

De gegevens van de bestemmeling die werden overgemaakt aan GLS entiteiten alsook de interface documentatie (scans van de pakketten / palletten op verschillende locaties) en het afleveringsbewijs of de “proof of delivery (POD)” kan verwerkt worden en geregistreerd worden door verschillende GLS filialen. GLS gebruikt de persoonlijke gegevens omtrent de zending en de bestemmeling louter voor het vervullen van haar contractuele verplichtingen. Elk ander gebruik is niet toegelaten.

In bepaalde omstandigheden kunnen we gegevens verwerken op basis van toestemming [Overeenkomstig Art. 7 AVG] of op basis van een gerechtvaardigd belang [Overeenkomstig Art. 6 lid. (f) AVG] (in het bijzonder met betrekking tot de volgende doeleinden: het nakijken van de solvabiliteit, Compliance programma).

2. Verantwoordelijkheid

Het naleven van de toepasselijke wetgeving omtrent gegevensbescherming is een verplichting van elke GLS entiteit. De overdracht van gegevens door een afzender aan een GLS entiteit wordt niet beschouwd als zijnde een verwerking van gegevens in naam van anderen.

Bijkomende diensten zoals FlexDeliveryService , ShopDeliveryService en GLS-ONE vragen het e-mailadres of telefoonnummer van de bestemmeling om hem/haar te informeren omtrent de status van de levering van het pakket / pallet. GLS entiteiten ontvangen het telefoonnummer en/of e-mailadres via de afzender die deze bijkomende diensten heeft besteld. De afzender is verantwoordelijk voor het correct verkrijgen van deze gegevens en in het bijzonder de goedkeuring van de bestemmeling om diens e-mailadres en/of telefoonnummer over te maken aan GLS.

Indien u vragen heeft omtrent deze procedure, gelieve de afzender, zijnde uw contractspartij, te contacteren. U kan uw verzoek tot intrekking ook duidelijk maken aan GLS Belgium. In dit geval gelieve de contactgegevens van de GLS Belgium Data Protection Manager te gebruiken. Indien u ons contacteert via niet-geëncrypteerde e-mail, gelieve te noteren dat de vertrouwelijkheid van de overgemaakte informatie niet kan worden gegarandeerd. Niet-geëncrypteerde e-mails kunnen mogelijks door onbevoegde derde partijen worden gelezen.

U kan GLS ook contacteren door een brief te richten aan de Data Protection Manager van GLS Belgium.

3. Delen van gegevens en ontvangers

In het algemeen zijn enkel de afzender en de bestemmeling van een pakket/pallet gerechtigd om informatie omtrent een pakket/pallet te ontvangen. GLS geeft informatie omtrent het pakket/pallet aan derde partijen (bv. overheidsinstanties) enkel op basis van wettelijke reglementering.

De GLS entiteiten zullen persoonsgegevens niet verkopen of meedelen aan een derde partij. Er zijn echter bepaalde omstandigheden waar GLS persoonsgegevens kan delen zonder bijkomend bericht aan u. Partijen die uw data mogelijks kunnen ontvangen zijn:

  • GLS filialen en contractspartijen in andere EU landen of buiten de EU met als doeleinde het leveren van pakketten / palletten van de afzender naar de bestemmeling [Overeenkomstig Art. 49 par 1 lid (b) respectievelijk (c) AVG].
  • Gelieerde of niet gelieerde derde partijen die via een contract diensten leveren voor of in naam van GLS (Verwerkers/Processors), in het bijzonder IT-Service providers. GLS Belgium heeft gepaste gegevensbeschermingsovereenkomsten afgesloten met deze partijen.
  • Andere personen of organisaties zoals toegestaan door toepasselijke wet- of regelgeving.
  • Politiediensten en ordehandhavers met als doel het respecteren van nationale veiligheidsvereisten of als onderdeel van een wettelijke procedure om onze eigendom te beschermen of als gevolg van een onderzoek met betrekking tot een inbreuk van de GLS regels en policies, niet toegelaten toegang tot of gebruik van GLS materiaal of elke andere illegale activiteit.

4. Bewaren en wissen van gegevens

GLS Belgium verwerkt persoonsgegevens zolang dit is vereist voor de doeleinden waarvoor we ze gebruiken. Wij zullen bepalen hoe lang we de gegevens bewaren op basis van de volgende vereisten:

  • Operationele vereisten: de duurtijd dat de informatie nodig is om de diensten te verlenen.
  • Wettelijke vereisten: GLS Belgium is wettelijk verplicht om bepaalde bestanden bij te houden voor een bepaalde duurtijd.

Gearchiveerde gegevens staan geregistreerd op gegevensdragers die enkel toegankelijk zijn voor bevoegd personeel. Nadat de wettelijke bewaartermijn is verstreken, worden de gegevens verwijderd.

IV. Rechten van de Betrokkene, Intrekking van Toestemming, Uitoefenen van uw Rechten, Klachten bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

1. De rechten van de betrokkene

U heeft het recht om

  • te worden geinformeerd en toegang te verkrijgen tot uw verwerkte persoonsgegevens (Recht op informatie en Recht op toegang overeenkomstig Art. 15 AVG)
  • rectificatie te verkrijgen van onjuiste persoonsgegevens (Recht op rectificatie overeenkomstig Art. 16 AVG)
  • het wissen van uw persoonsgegevens te verkrijgen (Recht op gegevenswissing overeenkomstig Art. 17 AVG)
  • de verwerking te beperken (Recht op beperking van de verwerking overeenkomstig Art. 18 AVG)
  • uw persoonsgegevens die aan ons werden overgemaakt te ontvangen (Recht op overdraagbaarheid van gegevens overeenkomstig Art. 20 AVG)
  • vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen of ter vervulling van een taak van algemeen belang bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens (Recht van bezwaar overeenkomstig Art. 21)

op voorwaarde dat de noodzakelijke wettelijke vereisten zijn vervuld.

2. Intrekken van toestemming

Indien uw toestemming werd gevraagd voor het verwerken van uw persoonsgegevens, dan heeft u het recht om op elk ogenblik in de toekomst deze toestemming in te trekken, zonder de wettigheid van de verwerking in twijfel te trekken die gebaseerd is op de toestemming voor de intrekking.

3. Het uitoefenen van uw rechten

Indien u als betrokkene uw rechten wenst uit te oefenen of een uitdrukkelijk gegeven toestemming wenst in te trekken, gelieve een bericht te sturen naar de Data Protection Manager van GLS Belgium. Gelieve in dit bericht uiteen te zetten welk recht u wenst uit te oefenen zodat GLS Belgium de verdere noodzakelijke stappen kan zetten om uw rechten te respecteren.

Indien u ons wenst te contacteren via een niet-geëncrypteerde e-mail, gelieve te noteren dat de vertrouwelijkheid van de overgedragen informatie niet kan worden gegarandeerd. Niet-geëncrypteerde e-mails kunnen mogelijks worden gelezen door onbevoegde derde partijen. U kan GLS ook contacteren door een brief te richten aan de Data Protection Manager van GLS Belgium.

Hou er rekening mee dat wij een bewijs van identificatie kunnen opvragen om uw informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang.

4. Recht om een klacht in te dienen

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van uw land indien u van mening bent dat uw rechten geschonden werden (in België: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, commission@privacycommission.be , tel 02/274.48.00).

V. Updates van deze informatie omtrent gegevensbescherming

GLS Belgium mag naar eigen goeddunken deze informatie updaten door een aangepaste versie te publiceren op deze website.

Deze informatie werd laatst geüpdatet op 25 mei 2018.