Datenschutzhinweise für Lieferanten

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus den Datenschutzgesetzen geben.

1. Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO bzw. Dienstanbieter gemäß § 13 Telemediengesetz (TMG) für die Datenverarbeitung ist:

General Logistics Systems Germany GmbH & Co. OHG
GLS-Germany-Str. 1-7
36286 Neuenstein
Telefon +49 (0) 6677 646 907 000
(im Folgenden: „GLS Germany“)

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

GLS Germany GmbH & Co. OHG
Betrieblicher Datenschutzbeauftragter
GLS Germany-Str. 1-7
36286 Neuenstein
datenschutz@gls-germany.com

Sofern Sie mit GLS Germany via E-Mail in Kontakt treten, weisen wir darauf hin, dass die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen nicht gewährleistet werden kann, da der Inhalt von E-Mails unter Umständen von Dritten eingesehen werden kann.

2. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Hierzu zählen Daten wie z.B. Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Informationen, die nicht mit einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person in Verbindung gebracht werden können – wie z.B. statistische Daten – sind keine personenbezogenen Daten.

3. Anwendbare Datenschutzgesetze und Verpflichtung zum Datenschutz

GLS Germany GmbH & Co. OHG (GLS Germany) nimmt Ihre Privatsphäre und den Datenschutz ernst. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach den Bestimmungen der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

4. Informationssicherheit

GLS Germany schützt Ihre personenbezogenen Daten durch angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen vor Verlust und Missbrauch. Wir behalten uns das Recht vor, diese Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen anzupassen, wenn dies auf Grund der technischen Entwicklung erforderlich wird.

5. Erhobene Daten, Zwecke der Verarbeitung und rechtliche Grundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Einhaltung der jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzregelungen,

a) zur Erfüllung vertraglicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO

Wenn Sie sich als Lieferant von GLS Germany bewerben, benötigen wir von Ihnen bzw. dem Ansprechpartner u.a. Angaben wie Anrede, Name, Vorname, ggf. Firma, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land, Sprache, Telefonnummer, Fax, E-Mail-Adresse und ggf. Webseite, Teilnahme an COUPA, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, D-U-N-S, Bankverbindung, Zahlungs- und Lieferbedingung, Informationen zu Ihren angebotenen Produkten und Dienstleistungen sowie zu Qualitäts- und Umweltmanagement für die Prüfung Ihrer Bewerbung (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Kommt der Vertrag zwischen Ihnen und GLS Germany zu Stande, verarbeiten wir diese Daten zur Durchführung des Vertragsverhältnisses.

b) aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art 6 Abs. 1 a) DSGVO

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Teilnahme an einer Umfrage) gegeben haben, erfolgt die rechtmäßige Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungen, die vor Inkrafttreten der EU DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

c) im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten über die Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von GLS Germany oder Dritten. Dazu zählen die Verarbeitung zum Zweck der Bonitätsprüfung, des Qualitätsmanagements, des Beschwerdemanagements sowie für Controlling-Zwecke.

d) aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen nach Art.6 Abs. 1 c) DSGVO

Wir unterliegen als Unternehmen diversen gesetzlichen Anforderungen wie z.B. der Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie von Prüfpflichten nach dem Außenwirtschaftsgesetz.

GLS Germany verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für die oben angeführten Zwecke. Eine weitergehende Nutzung dieser Daten findet nicht statt.

6. Datenübermittlung und -empfänger

Innerhalb der GLS Germany erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von GLS Germany eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, vorausgesetzt, dass diese die anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen einhalten.

Zu den Parteien, die Ihre personenbezogenen Daten erhalten können, gehören konzernzugehörige und sorgfältig ausgewählte nicht konzernzugehörige Dienstleister, die vertraglich verpflichtet sind, Dienstleistungen für oder im Auftrag der GLS Germany zu erbringen. GLS Germany hat mit diesen Parteien entsprechende vertragliche Vereinbarungen zum Datenschutz geschlossen.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an weitere Empfänger geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann weiter, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe befugt sind. Sind diese Voraussetzungen gegeben, können Empfänger personenbezogener Daten u.a. öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung sein.

Eine aktive Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland findet lediglich statt, sofern im Rahmen der zuvor genannten Dienste ausdrücklich darauf hingewiesen wurde.

7. Speicherdauer und Löschung

GLS Germany speichert personenbezogene Daten gemäß gesetzlicher Vorschriften zur Datenverarbeitung und unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Wir legen die Dauer der Speicherung der Daten gemäß den folgenden Anforderungen fest:

  • Betriebliche Anforderungen: die für die Abwicklung der betrieblichen Prozesse erforderliche Speicherdauer
  • Gesetzliche Anforderungen:
    • Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen, die sich ergeben z.B. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegeben Fristen betragen i.d.R. sechs bis zehn Jahre.
    • Die Verjährungsfristen nach §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Nach Ablauf der definierten Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht oder vernichtet.

8. Rechte der Betroffenen

Sie haben als Betroffener das Recht,

  • Auskunft darüber zu erhalten, ob Ihre personenbezogene Daten verarbeitet werden, und das Recht auf Auskunft über diese Daten. (Auskunftsrecht der betroffenen Person gemäß Art. 15 der DSGVO)
  • die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. (Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 der DSGVO)
  • die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Recht auf Löschung gemäß Art. 17 der DSGVO)
  • die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 der DSGVO)
  • die personenbezogenen Daten zu erhalten, die Sie uns bereitgestellt haben. (Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 der DSGVO)
  • aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. (Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO)

Beim Auskunftsrecht und bei Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§34 und 35 BDSG.

9. Widerruf der Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungen, die vor Inkrafttreten der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

10. Ausübung Ihrer Rechte

Wenn Sie Ihre Rechte als betroffene Person ausüben oder eine ausdrückliche Einwilligung widerrufen möchten, dann senden Sie eine Nachricht an den Datenschutzbeauftragten von GLS Germany (Kontaktdaten siehe oben) und erklären Sie, welches Recht Sie ausüben wollen, damit GLS Germany die für die Ausübung Ihrer Rechte erforderlichen weiteren Schritte ergreifen kann.

Bitte beachten Sie aber, dass wir einen Identitätsnachweis verlangen können, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff oder vor unbefugten Änderungen zu schützen.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, teilen Sie uns bitte Ihre Bedenken mit. Es steht Ihnen in solchen Fällen aber auch ein Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG).

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Husarenstr. 30
53117 Bonn
https://www.bfdi.bund.de

12. Aktualisierung dieser Datenschutzinformationen

GLS Germany ist berechtigt, diese Informationen durch Veröffentlichung der geänderten Informationen auf dieser Webseite zu aktualisieren. Wir entwickeln und optimieren unsere Dienstleistungen kontinuierlich. Es kann also sein, dass wir neue Funktionalitäten hinzufügen. Sollte das Einfluss auf die Art haben, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, werden wir Sie rechtzeitig in unserer Datenschutzerklärung darüber informieren.

Diese Informationen wurden zuletzt am 04. Januar 2019 aktualisiert.